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BtoBプラットフォーム契約書とは?評判・注意点・メリットを解説!

ビジネス

テレ東プラス

2021.5.14 SPONSORED

「BtoBプラットフォーム契約書」は低コストで運用できる電子契約サービス


「BtoBプラットフォーム契約書」は、契約締結から書類保管まで行える電子契約サービスです。他の電子契約サービスと比較した場合、1通50円という低コストの送信料が魅力です。

紙で保管している契約書も、スキャン作業代行サービスを利用すれば一括でシステムにアップロードできるため、保管に関わる作業も場所も不要。
さらに契約書だけでなく、見積書や受発注書などもまとめて一元管理可能。
ワークフロー機能と連携させれば、テレワーク下であっても契約業務をより効率化できるようになります。

btob_20210514_01_1.jpg画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

「BtoBプラットフォーム契約書」の導入メリット4つ


1.文書を一括管理
「BtoBプラットフォーム契約書」では、あらゆる契約書類の一括管理が可能な点が1つ目の特長です。契約書はもちろん、関連した見積書、受発注に関する書類、請求書をひとつのIDでクラウド上に一括保管することができます。

操作は簡単で、取引先ごとのフォルダに契約書ファイルをアップロードすれば完了。フォルダに契約書の情報、関連契約などの詳細を記入しておくことで後からの検索も簡単に行えます。

この機能により、社内での共有もよりスムーズになり、引継ぎ業務などの手間も省けるようになります。
また、他契約との関連付けができる機能や閲覧制限の設定もできるので、社内のセキュリティ対策も万全です。


2.送信料は1通50円~の低コストで利用できる
「BtoBプラットフォーム契約書」は低コストで運用できるというのも魅力です。
先に挙げた契約書管理のコスト削減だけでなく、契約締結にかかる人件費・郵送代・印紙税などのコストが削減可能になります。

契約書の送信料が1通50円で、最上位クラスの「ゴールドプラン」では月に100通まで無料で利用することができ、他の電子契約サービスと比較しても大変割安と言えます。
月間の契約数が多く、1通あたりの契約業務コストを抑えたいという企業には特におすすめのサービスです。
実際に、契約業務の70%を電子契約に切り替えた場合、約67%のコスト削減になるといわれています。

btob_20210514_02.jpg電子契約で大幅なコスト削減 画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

3.PDF/Wordに対応&ドキュメントScanサービスが便利
「BtoBプラットフォーム契約書」では、PDFだけでなくWordにも対応しています
他の電子契約サービスでは、対応しているファイル形式がPDFのみである場合が多い中、Word上で作成した契約書ファイルをそのまま利用できる「BtoBプラットフォーム契約書」は利便性の高いサービスだと言えます。

また、Wordで作成した書類をアップロード時に自動でPDFに変換する機能もあります。
そのため、取引先にPDF形式を要望された場合でも、作成後PDFに変換するというひと手間が不要。システム上での訂正・編集も簡単にできるので、素早い対応が可能になります。

紙で締結した契約書に関しては、「ドキュメントScanサービス」という、スキャン代行サービスがあります。
紙で保管されている契約書を電子化しシステム上に保管することで、分類・検索・絞り込みが簡単にでき、更新管理やアラート機能といった便利な機能も備わっています。
社内での管理方法も統一できるため、更新漏れや紛失の防止にも役立ちます。


4.セキュリティ対策も万全
「BtoBプラットフォーム契約書」では、セキュリティ対策も万全です。
不正アクセス、災害対策はもちろんのこと、ブロックチェーンによる情報漏洩や改ざん防止対策も行っています。
ブロックチェーンでは、データを複数のサーバに配置することにより、契約内容の紛失や改ざんを防ぎます。

また、運営会社によるセキュリティ対策も、不正アクセス、セキュリティ強化オプション、障害対策と幅広く対応
例えば、契約書の保管を行なうサーバは、発電機の設置や地震対策が施されたデータセンターに保管され、24時間体制で監視されています。定期的なバックアップ、回線の二重化など、障害対策も万全です。

「BtoBプラットフォーム契約書」には、大切なデータを安全に保管し、安心して利用できるための対策が備わっています。

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「BtoBプラットフォーム契約書」のデメリット3つ


1.外部連携機能はゴールドプランから
「BtoBプラットフォーム契約書」では、SalesforceやSlackなど外部サービスとの連携機能が基本機能として搭載されていません
最上位プランである「ゴールドプラン」では、API連携機能が用意されていますが、こちらも設定費用が別途かかります。

2.相手もIDの取得が必要
「BtoBプラットフォーム契約書」を利用して契約書のやり取りを行う場合、契約相手もIDの取得が必要です。
IDの取得は契約手続き不要かつ無料、わずか数分で取得できますが、取引先に煩わしさを感じさせてしまう可能性もあると考えられます。

3.検索機能が使いにくい
利用した企業からは、「商品の検索で半角/全角/カタカナ/漢字の違いで検索ができない」「別の社員が担当する商品を調べる際はID入力が必要」など、検索機能が少し使いにくいとの声が上がっています。

「BtoBプラットフォーム契約書」の料金プラン


3つの料金プランから選択できます。
締結数が月5件程度の企業やお試し利用したい場合は「フリープラン」、API連携や電子保管機能を無制限で利用したい場合は「ゴールドプラン」がおすすめです。

▶︎「フリープラン」...月額0円、電子契約(契約締結):月5件まで、電子保管(自社保管):月3件まで
▶︎「シルバープラン」...月額10,000円(税抜)~、電子契約(契約締結):1通50円、電子保管(自社保管):月に3件まで
▶︎「ゴールドプラン」...月額30,000円(税抜)~、電子契約(契約締結)1通50円(月に100通まで無料)、電子保管(自社保管):無制限、API連携可能(別途設定費用が必要)

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「BtoBプラットフォーム契約書」を使うべき会社


・契約数が多く1通あたりの郵送コストを安くしたい会社
1通あたり50円という送信料は他のサービスと比較しても割安なので、郵送代や印紙税などの金銭的負担、書類の保管など物理的なコストも削減できます。
1ヵ月あたりの契約書作成数が多く、1通あたりの郵送・印紙税にかかるコストを削減したいという会社には特におすすめのサービスです。

・ひと月の締結数が5件以内の会社
「BtoBプラットフォーム契約書」には3つのプランが用意されており、フリープランでは一月5件以内の締結数の場合無料で利用できます。
つまり、それほど契約数が多くないor毎月の契約件数が安定していないという会社にもおすすめです。
フリープランでも契約締結に必要な電子署名やタイムスタンプはもちろん、押印機能、期限切れアラート機能なども利用できます。

・テレワークをより推進したい会社
「BtoBプラットフォーム契約書」では、電子署名とタイムスタンプを活用することで契約業務が完了します。
またサーバー設定など面倒な作業不要で連携できるワークフローシステムを利用することで、起案~承認までワンストップで行えるので、ハンコをもらうための出社も不要です。

契約書だけでなく、見積書や受発注書なども一括保管・管理できる機能を活用すれば、契約に付随する各種書類の受け渡しも1つのシステム内で完結するため、テレワーク下でも契約関連業務がスムーズに進みます。

まとめ


今回の調査で分かったことは、「BtoBプラットフォーム契約書」は、他の電子契約サービスと比較して割安で利用できる上に、一元管理された書類やワークフロー機能を活用することで、時間や場所を問わず契約業務がスムーズに進められるサービスということです。
働き方改革に沿った業務改善を考えている企業にもおすすめといえるでしょう。


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※このページの掲載内容は、更新当時の情報です。

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