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中小企業におすすめの勤怠管理システム8選!選び方は?

ビジネス

テレ東プラス

2021.9.22 SPONSORED

人手が限られている中小企業こそ、勤怠管理システムの導入メリットは大きいと言われています。勤怠管理システムを導入することで、従業員の出退勤記録や休日管理にかける工数を大幅に削減できる上に、労働基準法の改正にも自動で対応できるようになります。

この記事では、勤怠管理システムのメリットや選定ポイントについて解説し、中小企業が抱える課題を解決する勤怠管理システム8選を比較紹介していきます!

中小企業が抱える勤怠管理の課題


中小企業が勤怠管理システムを導入するためには、いくつかの問題を乗り越えないといけません。まずは中小企業が抱える勤怠管理の課題について整理していきましょう。

1:手作業の勤怠管理に伴う課題
・そもそも非効率、ミスが発生しやすい
・システム化しないと法律を遵守するのが難しい
・外回りや在宅勤務の社員の勤務時間が正しく把握できない
・勤怠管理に時間をとられて経営戦略を考える余裕がない

2:勤怠管理システムの導入に踏み出せない
・勤怠管理システムを導入する予算やスキルがない
・勤怠管理システムの選び方が分からないし、選ぶ時間すらない
・勤怠管理システムを導入しても使いこなせない

多くの中小企業で見られる最も深刻な課題は、勤怠管理に時間がかかると「経営戦略を考える余裕がなくなる」ことです。規模が小さい企業だと、経営者に近い立場の方が労務業務を兼任していることがよくありますよね。

予算の関係やシステム選定や初期設定の時間創出ができない...という理由で勤怠管理システムの導入を先延ばしにする企業も多いですが、人数が少なければ無料で使用できるものや、初期設定を全て請け負ってくれるようなサービスもあります。

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勤怠管理システムの3つの選定ポイント


kintaikanri8_20210922_01.jpg画像出典元:Pixabay、Unsplash

1.絶対に必要な機能を明確にする

勤怠管理システムを決める際には、自社が必要としている機能をはっきりさせましょう。
不正打刻を防ぎたい場合は本人しか打刻できない機能が必要です。残業が多い企業は、時間外労働の上限規制を守るための機能があるシステムが向いています。

さらに「どの勤務形態に対応しているシステムなのか」という点も非常に重要。
フレックスタイム制や裁量労働制、複雑な変形労働時間制、テレワークに対応していないサービスもあります。必ず自社の勤務形態に対応しているかチェックしてください。

また、すでに利用している給与計算システムなどがあるなら、勤怠管理システムと連携させるのか、この機会に1つのシステムに統合して管理するのかを考えておきましょう。
他のツールと連携させるなら、新旧のシステムの相性も確認しないといけません。

2.自社の従業員数に合ったシステムを選ぶ
勤怠管理システムの料金設定は、
・利用人数が多いほど1人あたりの料金が安くなる
・従量課金(1人あたりの金額が決まっている)
・最低利用人数が決められている
・1人から利用できる
などサービスごとに様々です。

また、登録した人数分の料金が毎月かかるサービスと、その月に打刻した人数分だけしか請求されないサービスがあります。
月によって従業員数が変わる中小企業は、後者のシステムが最適です。

3.管理者と従業員の両方の使い勝手を確認する
管理する人がシステムに慣れてない場合は、シンプルな画面で簡単に操作でき、なおかつサポート体制も充実しているサービスがおすすめです。

ITリテラシーが低い従業員が多い中小企業は、従業員側の使い勝手にも配慮しましょう。
直感的に扱えて、誰でもスムーズに打刻や申請作業ができるシステムなら社員が困りません。日本語が読めない外国人スタッフがいるなら、外国語対応機能も必須です。

自社にあった勤怠管理システムが見つかる!フローチャート


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おすすめの勤怠管理システム8選の比較


1.ジョブカン勤怠管理

kintaikanri8_20210922_03.jpg画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

【主な特徴】
ジョブカン勤怠管理は、働き方改革関連法に完全対応しているのが特徴です。
時間外労働の上限規制や年に5日の有給取得義務はもちろん、勤務間インターバル制度、高度プロフェッショナル制度などの法律違反を予防する機能も備わっています。

それに、複雑な変形シフトでも利用可能で多彩な打刻方法が揃っており、複数の外国語表示機能も搭載。どんな中小企業にもおすすめできる万能型のシステムです。

ジョブカンシリーズは累計の導入実績が120,000社以上。avex、asics、立命館大学などの有名企業に加えて、従業員数50名以下の中小企業でも多数採用されています。
必要最低限の機能だけを選べる料金プランなので、予算を抑えたい中小企業にも向いています。

【料金プラン】
・「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の中から必要な機能を選択
・月ごとにプラン変更することも可能

kintaikanri8_20210922_04.jpg※月額最低利用料金は2,200円(税込)

2.KING OF TIME

kintaikanri8_20210922_05.jpg画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

【主な特徴】
「KING OF TIME」は、打刻方法がかなり充実しているサービスです。

◆不正打刻を確実に防ぎたい場合
・高度な生体認証ができる「指ハイブリッドリーダー認証」
・出退勤時の顔写真を確認できる「カメレオンコード認証」

◆工場などで自動的に入退室時刻を記録したい場合
・ICカードで開錠する「入退室管理システム」

◆打刻時に従業員の体温をチェックしたい場合
・カメラの前に立てば温度が検知できる「顔認証+温度検知連携」

◆飲食店や病院などで皮膚が接触する指紋認証だと衛生面の不安がある場合
・非接触で打刻できる「指ハイブリッドリーダー認証」

PCやスマホを使った一般的な打刻方法だと問題があったり、高性能な打刻方法を希望している中小企業に向いています。

在宅勤務やフレックス勤務等の様々な就業ルールに対応していて、残業基準の設定、アラート機能、申請承認機能、海外対応まで豊富な機能が備わっているのも「KING OF TIME」の特徴。勤怠管理で必要になる基本的機能が一通り揃っています。

東京ガスグループやmercariなど様々な業界で利用されていますが、大企業だけでなく従業員数20名以下の小規模企業での採用例も多いです。導入企業数は281,000社以上と人気があるサービスです。

【料金プラン】
・登録人数ではなく、毎月の利用人数分のみ課金

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3.マネーフォワード クラウド勤怠

kintaikanri8_20210922_07.jpg画像出典元:「マネーフォワード クラウド勤怠」公式HP

【主な特徴】
「マネーフォワード クラウド勤怠」は、中小企業者だけでなく小規模事業者向けの料金プランがあるサービスです。事業規模に合わせてプランを選べるのがメリットになっています。機能面では、勤怠管理・休暇管理・アラート機能に加えて働き方関連法案にも対応。法改正があっても安心です。

使い心地の良さにも定評があり、画面デザインが工夫されているので必要な情報がひと目で把握できます。
例えば、複雑な計算になりがちなフレックスタイム制の時間集計は、日次勤怠の画面にフレックス時間集計枠が用意されていて、月をまたいだ労働時間の調整がしやすいです。

打刻方法はweb打刻、打刻モード(タブレットひとつで全従業員が打刻できる)、スマホ打刻、ICカード打刻と選択肢が少ないのがデメリットですが、利用者の95%がサポート体制に満足しています。打刻方法にはこだわりがなく、システム導入に慣れていない中小企業におすすめです。

【料金プラン】
◆30名以下の法人の場合(31人以上の法人は要問い合わせ)
・5名までは基本料金のみ、6名以上は課金料金がプラスされる
・年額プランにすれば割引あり

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4.jinjer勤怠

kintaikanri8_20210922_09.jpg画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

【主な特徴】
「jinjer勤怠」は予実管理機能があるので、従業員の残業時間の予定と実績の差を把握することが可能。残業時間の上限オーバーを未然に防げるのがメリットです。

さらに、予算・着地予測・実績を一画面で管理でき、予算比率の確認や売上・人件費・販管費の管理、データ出力をする機能もあります。

勤怠データが自動的に集計される「jinjer勤怠」なら、ヒューマンエラーを起こす恐れがありません。多様な勤務形態にも対応していて、外国語対応も万全です。

打刻に使えるデバイスがPC、タブレット、スマホ、ICカードに限られていますが、GPS機能だけでなく打刻時のカメラ起動による本人確認や笑顔判定機能が利用できます。

jinjerシリーズの導入企業13,000社のうち、従業員数100名以下の企業が30%、従業員数101~500名の企業が40%を占めています。契約継続率99.4%なので、利用している企業からの評価が高いサービスです。

【料金プラン】

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5.CLOUZA

kintaikanri8_20210922_11.jpg画像出典元:「CLOUZA」公式HP

【主な特徴】
「CLOUZA」は月額料金220円(税込)で初期費用なし、1人から利用可能なのが特徴。小規模企業でも割高になりません。

登録人数ではなくその月に打刻した人数分のみ課金される仕組みなので、繁忙期に従業員数が変動する中小企業にも最適です。

機能に関しては、リアルタイム管理、集計機能、シフト管理、アラート機能はありますが、有休管理機能や申請承認機能は別途料金がかかるので注意してください。
500名まで利用でき最大100拠点での利用が可能、1拠点につき99パターンのシフトが登録できます。

打刻方法はPC、タブレット、スマホ(GPS打刻)、ICカードのみですが、シンプルな仕組みなのでIT機器に不慣れな従業員でも使いやすいです。
大企業だけでなく25名以下の小規模企業での導入実績もあり、事業規模を問わず利用できます。しかし、フレックス制や裁量労働制には対応していません。

【料金プラン】
・登録人数ではなく、毎月の利用人数分のみ課金

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6.MINAGINE

kintaikanri8_20210922_13.jpg画像出典元:「MINAGINE」公式HP

【主な特徴】
「MINAGINE」は手厚いサポート体制が整っているサービス。専任コンサルトが2~3ヶ月かけて導入までの手順を支援してくれます。
専任コンサルタントはエンジニアではなく社労士資格を持った人なので、業務上の悩みへの理解力も十分。相談しながらシステムの使い方を教えてもらえます。

「MINAGINE」は平均的な機能に加えて、取得されなかった代休を手当化する機能など担当者の負荷を軽減する機能まで備わっています。さらに法令遵守のためのアラート設定やレポート機能も充実。

高性能システムを希望しているものの使いこなす自信がない中小企業には「MINAGINE」がおすすめです。ただし、従業員数が多いほうが割安になる料金体系なので、小規模企業だと割高になります。システム設定の代行依頼は別途料金がかかるので注意してください。

【料金プラン】
・30名までは基本料金のみ、31人以上は課金料金がプラスされる

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7.ZENO

kintaikanri8_20210922_15.jpg画像出典元:「ZENO」公式HP

【主な特徴】
「ZENO」はシステムの初期設定操作が簡単で、最短5分で利用開始できるシステムです。
3ステップで設定が完了するので、迷う心配がありません。

◆ステップ1:就業規則のルール設定
◆ステップ2:出退勤情報・休暇申請の登録
◆ステップ3:各種アラート確認・最終チェック

「ZENO」は機能ごとに分かれているアプリを組み合わせて使うスタイルのサービスです。

「勤怠管理」以外に「申請」「給与・賞与明細」「日報管理」「会議室予約」「営業・顧客管理」などのアプリがあるので、自社に必要な機能だけを選びましょう。
そうすれば、不必要な機能が一切ない使い勝手抜群のオリジナルシステムが完成します。

1ヵ月のみ、1ユーザーだけでも利用できるので、導入ハードルが低いのも「ZENO」の魅力。日本語・英語・ベトナム語に対応していますが、フレックス制や変則勤務、裁量労働制には対応していないので一般的な勤務形態の中小企業に向いています。

【料金プラン】

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8.freee

kintaikanri8_20210922_17.jpg画像出典元:「freee」公式HP

【主な特徴】
「freee」は人事労務に関するほぼすべての機能がワンパッケージになっているシステムです。勤怠管理だけにとどまらず、給与計算、マイナンバー管理、保険手続き、入退社管理までをトータルでシステム化したい中小企業者に向いています。

他のシステムと連携させる手間がかからず、freeeを導入するだけで作業効率を大幅にアップできるのがメリットです。
上位プランならメール、チャット、電話の3種類のサポート体制が揃っており、フレックス制や裁量労働制にも対応しています。
250,000事業所で採用されているので実績も十分です。

注意点は、小規模企業者向けのプランだと従業員による勤怠打刻ができないこと。プランごとに利用できる機能にかなり差があるので、申込み前に確認しましょう。

【料金プラン】
・3名までは基本料金のみ、4名以上は課金料金がプラスされる
・年額プランにすれば割引あり

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勤怠管理システムの3つのメリット


1.組織変更や法改正があっても安心
勤怠管理システムは組織変更や法改正があった時に大活躍します。
従業員が異動したり、新しく部署ができた時は管理画面で変更手続きをするだけで済みます。自動的に前の部署の記録が引き継がれるので手間がかかりません。

法改正時には、運営会社がシステムの基本設定を変更。そのため、企業側は特別な対策をせずに現行の法律に則って管理できます。

昨今は労働環境に関する取り決めが複雑化する傾向があるので、手作業での勤怠管理で法律違反を予防するのは困難です。
勤怠管理システムを導入すれば、今後何度、法改正があってもルールを守りやすいです。

2.コストを抑えられる
勤怠管理に関する業務をシステム化すると、コストを抑えられるのがメリット。
手作業で出退勤管理をすると時間がかかるので人件費が高騰する原因になります。システムを導入すれば、作業時間が大きく減ります。

勤怠管理システムの導入後、1週間かかっていた業務が1日に短縮された企業もあるほどです。利用料金がかかってもトータルで考えたらコストを抑えられるでしょう。

3.業務効率がアップする
勤務管理システムを導入するメリットは、業務の効率化に役立つこと。
システム化すれば、自動的に出退勤時間が記録されるだけでなく、集計分析まで行えます。アラート機能で設定した情報がお知らせされるので確認作業も不要。

出退勤時間を記録・計算する時間がゼロになり、残業累計時間のチェックや有給取得状況の確認も必要なし。給与計算まで自動で行う機能があれば、さらに効率的です。担当者の負担が軽減するのは間違いありません。

勤怠管理システムのデメリット


勤怠管理システムを導入をする際には、予想外のコストがかかる恐れがあります。
打刻機器の購入が必要になるケースや、新しいパソコンやタブレット、従業員用のスマホの購入費用がかかる可能性もあります。

もうひとつの注意点は、システムを活用するための教育が必要になること。
担当者のスキルが不足している場合はIT機器に関する基礎知識を学ぶ必要があり、従業員がシステムの扱いに慣れてない企業は教育負担が発生します。

費用面に関しては、契約前に見積もり依頼や問い合わせをして、トータルでかかる金額を計算しましょう。

担当者と従業員のスキルに不安がある場合は、初心者でも使いやすいシステムを選ぶことをおすすめします。

まとめ


中小企業者の方は、色々な課題があってシステムの導入に踏み切るのが難しいかもしれません。しかし、勤怠管理を自動化すればたくさんのメリットがあります。法令違反を予防し業務を大幅に効率化できるので検討してみてください。
まずは無料トライアルで使い勝手を確認することをおすすめします。


料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
(以下から資料請求できないサービスもございます)
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画像出典元:Pixabay、Unsplash

※このページの掲載内容は、更新当時の情報です。

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