＜最新比較＞おすすめワークフローシステム20選！
「ワークフロー」とは、企業で行われる業務の一連の流れを指します。例えば社内稟議の申請を行う場合、主に以下の流れを辿ります。
1. 申請書を作成する
2. 上司（上長）の承認をもらう
3. 担当部署へ提出
このように、稟議の申請に限らず、社内で定められた流れに従って手続きすることを「ワークフロー」と呼びます。
「ワークフローシステム」とは、ワークフローの一連の流れを電子化したもの。
従来は紙を活用して社内申請を行うことも多くありましたが、ペーパーレス化や業務効率化の観点から、負担を軽減できるワークフローシステムが注目されています。
この記事では、企業におすすめのワークフローシステムを20個紹介します。
各システムの特徴だけでなく、ワークフローシステムのメリット・デメリットもまとめているので、導入時の参考にしてみてください。
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ワークフローシステムおすすめ5選
ここでは、おすすめワークフローシステムを5つ紹介します。
ジョブカンワークフロー
画像出典元：「ジョブカンワークフロー」公式HP
【特徴】
・スマホから手軽に申請と承認を実施できる
・クラウドサインやGoogleアカウントなど、外部機能と連携可能
・承認プロセスを手軽に作成し、分岐も実施できる
【解説】
「ジョブカンワークフローシステム」は、複雑なシステムを理解する必要がなく、直感的に利用できます。
料金は「1ユーザー300円/月」と業界最安値クラスです。申請確認画面もシンプルで、スマホから簡単に確認できます。
ジョブカンの他サービス（勤怠管理、経費精算、労務管理など）とも連携できるため、すでに導入している企業は、さらに効率よく利用可能です。
ただし、最低利用料金として「5,000円/月」の指定があります。そのため、17ユーザー以上で契約しなければなりません。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：0円
▶月額利用料
ジョブカンワークフロー：300円/ID
ジョブカン経費精算：400円/ID
両方申し込み：600円/ID
初期設定プラン（オプション）：18万円〜
▶無料トライアル：30日間
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コラボフロー
画像出典元：「コラボフロー」公式HP
【特徴】
・普段のエクセルを簡単に申請フォームへ変更できるため、手軽に導入できる
・承認申請プロセスは、テンプレートのパーツを並べ替えるだけで作成できる
・kintone、Garoon、オフィス製品などの外部ツールと連携できる
【解説】
「コラボフロー」は、社内で使用していたエクセルをそのまま移行できるワークフローシステムです。
そのため、エクセルでの管理機会が多い企業や「所属人数が多いので再度のシステム構築は難しい」という大手企業にオススメです。
ワークフローに対応しているのは「総務・人事・経理・営業・製造」の5つ。
さらに、カスタマイズ機能を活用すれば、自社の必要性に応じたワークフローを作成できます。
ただし、「最低利用期間2ヵ月・最低利用ユーザー数5人」という制限があるためご注意ください。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：0円
▶月額利用料：
・クラウド版：500円/ID ＊年額の場合は、5,880円/ID
・パッケージ版：要問い合わせ
▶連携オプション・連携サービス（クラウド版）
・帳票出力オプション：月額50円
・コラボフロー for kintone：月額150円
・コラボフロー for ガルーン：無料(標準機能でSAML認証に対応)
・コラボフロー for サイボウズOffice：無料(標準機能でSAML認証に対応)
・コラボフロー LINE WORKS連携オプション：月額150円
・コラボフロー for クラウドサイン：月額30,000円
※パッケージ版にもオプション有り
▶無料トライアル：30日間
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楽々WorkflowII
画像出典元：「楽々WorkflowII」公式HP
【特徴】
・英語、中国語、スペイン語、ベトナム語、韓国語、ポルトガル語、フランス語など、多様な言語に対応している
・「部門を跨ぐ管理」「文書内容による承認プロセス切り替え」「承認者不在時の対応」など複雑なパターンに対応している
・他社グループウェア製品に楽々WorkflowIIの情報を埋め込める
【解説】
「楽々WorkflowII」は、住友電工情報システムが提供しているワークフローシステムです。大企業に最適で、部門を超える複雑な管理にも対応しています。
一番の特徴は、他社製品と比較してグローバル対応が進んでいる点です。
ベトナム語やポルトガル語などあらゆる言語に対応しているため、海外で事業展開をする企業におすすめです。
ただし、導入時にサーバー関係の知識が必要となるため、他社と比較すると利用までに時間がかかります。
【料金プラン】（税抜）
クラウド版
▶初期費用： 50,000円
▶月額料金：
・基本料金 10,000円/月
・ユーザー料金：1ユーザーあたり500円/月
▶無料トライアル：要問い合わせ(デモサイト体験あり)
オンプレミス版も提供されており、料金の詳細はお問い合わせが必要です。
Create!Webフロー
画像出典元：「Create!Webフロー」公式HP
【特徴】
・申請書の中に図表を挿入できる
・Excel、Word、PDFで使用していたフォーマットをそのまま利用できる
・申請プロセスは、アイコン同士をラインで結んで手軽に表示できる
【解説】
「Create!Webフロー」は、製造・サービス業・IT・金融・教育・官公庁など、幅広い業界で導入されているワークフローシステムです。
Excel、Word、PDFの形式を問わず、自社の申請フォーマットをそのまま変換できます。
組織情報変更などがあっても、ドラッグ&ドロップで手軽に更新できるのが魅力です。
経済産業省が定めるスマートSMEサポーターに認定されており、中小をはじめとして多くの業界・規模の企業で活用できます。
ただし、クラウド版は最低契約ユーザー数が10人。パッケージ版は、初年度の年間サポート費用が必須（製品標準価格の15％/年）という点にご注意ください。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：0円
▶月額利用料（クラウド版）：
500円/1ID（税別） ＊年額の場合、5,500円/1ID（税別）
▶オプション（クラウド版）
・接続元IP制限オプション：月額2,000円/1契約
・APIライセンス：月額27,500円/1契約
・ユーザー情報連携オプション：月額8,000円/1契約
・決裁データ出力オプション：月額8,000円/1契約
・DocuWorks出力オプション：月額11,000円/1契約
・ポートレット表示オプション：月額6,500円/1契約
・サイボウズ ガルーン連携オプション：月額8,000円/1契約
等々
▶パッケージ版費用：
・50ユーザー：60万円
・100ユーザー：90万円
・150ユーザー：105万円
※上記は一例です。150ユーザー以上のプランも用意されています。
▶無料トライアル：1ヶ月間
X-point Cloud
画像出典元：「X-point Cloud」公式HP
【特徴】
・アイコンをドラッグ&ドロップして、簡単に申請フォームを作成できる
・「代理承認」「一括承認」など、承認に関するステップを手軽に行える
・ログイン端末や接続時のIP制限によって、高いセキュリティを誇る
【解説】
「X-point Cloud」は、中小企業や部門単位での導入に最適なワークフローシステムです。
規模に応じた申請フローの長さや管理者数の増減に対応しています。大手企業の場合は、同社が提供している「AgileWorks」がおすすめです。
クラウドサービスのため、自社でサーバーを準備する必要がありません。
ただし、IP接続制限によるセキュリティ強化やグループウェアとの連携には追加費用がかかります。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：0円
▶基本サービス
・スタンダード：20,000円
・プリペイド：228,000円
▶月額利用料
・スタンダード：500円/1ユーザー
・プリペイド：475円/1ユーザー×12/年
その他オプションサービスが多数用意されています。
▶無料トライアル：30日間
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その他おすすめのワークフローシステム15選
その他のおすすめワークフローシステムも15個、紹介します。
kickflow
画像出典元：「kickflow」公式HP
【特徴】
・承認ステップの設定を「申請者に最も近い部長」のように柔軟にもできる
・組織の規模に関係なく、企業の成長に合わせて柔軟に拡張できる
・SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール、外部SaaSとの連携に強い
【解説】
「kickflow」は、従来のワークフローシステムの「運用が大変」という常識を覆します。
例えば、組織変更や人事異動への対応が驚くほどスムーズです。
多くのシステムでは過去の申請データとの整合性に苦労しますが、kickflowなら過去の履歴を維持したまま、メンテナンスの工数を大幅に削減できます。
専門知識がなくても直感的に操作できるデザインは、現場の浸透を早め、社内の効率化を一気に加速させるでしょう。
スタートアップから大手企業まで幅広く対応可能なので、現場が喜ぶDXツールといえます。
【料金プラン】(税抜)
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・スタンダード：要問い合わせ
・エンタープライズ：要問い合わせ
※どちらもユーザーライセンスは50～
▶無料トライアル：無料デモあり
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Colorkrew Workflows
画像出典元：「Colorkrew Workflows」公式HP
【特徴】
・スマホやタブレットの画面サイズに応じて最適表示される
・テンプレートごとに閲覧や編集権限を設定できる
・承認ルート作成も、用途や組織構成にあわせて柔軟に対応
【解説】
「Colorkrew Workflows」は、社内稟議の承認やフロー作成などの煩雑な手続きをスマホひとつで完結できるクラウド型のワークフローシステムです。
IT技術の専門知識がなくても直感的に操作できるので、稟議や申請のために出社することなく、外出先からでも承認作業を速やかに行えます。
Colorkrew IDの組織図と連携して承認ルートが自動更新されるため、人事異動や組織変更のたびに設定を手直しする手間もありません。
申し込みから即日利用開始もできるサポート体制を整えており、導入のしやすさにおいてもメリットが大きいです。
【料金プラン】(税抜)
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料
・スタンダード：10万円、～300名まで
・エンタープライズ向け：要問い合わせ、301名～
▶無料トライアル：30日間、最大100名まで可能
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DataTranslator
画像出典元：「DataTranslator」公式HP
【特徴】
・スマホやタブレットの画面サイズに応じて最適表示される
・テンプレートごとに閲覧や編集権限を設定できる
・承認ルート作成も、用途や組織構成にあわせて柔軟に対応
【解説】
「データがバラバラで活用できていない」「分析に時間がかかりすぎる」といった悩みを持つ経営者や担当者に最適なのが、データ分析支援サービス「DataTranslator」です。
AIを取り入れ、社内に散らばった膨大なデータを速やかに整理・分析します。
従来はエンジニアが数日かけて行っていた集計作業を自動化し、リアルタイムでの経営判断が可能となるのは嬉しいポイントです。
また、既存のシステムを大きく変えずに導入できる柔軟性も魅力です。
社内にノウハウはないが、蓄積された社内データを高度に分析したい企業には特におすすめしたいサービスです。
【料金プラン】(税抜)
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料
・フリー：0円
・ベーシック：12,000円
・チーム：要問い合わせ
・エンタープライズ：要問い合わせ
▶無料トライアル：あり
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ActionPassport
画像出典元：「ActionPassport」公式HP
【特徴】
・既存帳票を継承できるため、現在の運用方法からスムーズに切り替えられる
・24時間監視システムが稼働しているため、高いセキュリティを誇る
・ディスク容量無制限で利用できる
【解説】
「ActionPassport」は、株式会社イーネットソリューションズが提供しているワークフローシステムです。
各ユーザーに必要な申請書類が画面に一覧表示されており、キーワード検索もできるため、目当てのフォーマットを簡単に見つけられます。
申請進捗状況もリアルタイムで確認可能です。
既存帳票の継承や複数組織の管理にも対応しているため、ある程度の規模を誇る企業でも安心して利用できます。
ただし、管理者向けに実施されている「操作方法研修」は有料なのでご注意ください。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：0円
※オプションによっては初期費用あり
▶月額利用料
・クラウドサービス：500円/1ID
・パッケージライセンス：10ユーザー追加10万円
50ユーザー追加30万円
▶無料トライアル：無料体験サイトあり
Styleflow
画像出典元：「Styleflow」公式HP
【特徴】
・数名程度の部門〜大手企業クラスまで柔軟に対応している
・停滞している申請や却下後の再申請忘れをリマインドできる
・「申請金額に応じて承認ルートが変わる」という場合も自動で割り振りできる
【解説】
「Styleflow」は、幅広い企業規模に対応したワークフローシステムです。
最初は小さな部門ごとで始め、世代管理機能を活用しスムーズに拡大できます。
申請者向けには「ダッシュボードなど普段の利用時に使いやすい機能」、管理者向けには「あらゆるタイプの申請書作成」「柔軟な申請プロセス設定」など、階層ごとに合わせた機能が満載です。
ただし、詳細な費用は問い合わせないとわからないため、他社との比較・検討がやや面倒な側面もあります。
【料金プラン】(税表示なし)
▶初期費用：0円
▶月額利用料：350円/1ユーザー
▶無料トライアル：あり
Gluegent Flow
画像出典元：「Gluegent Flow」公式HP
【特徴】
・電子契約サービスを連携できるため、契約業務を分断せずに実施できる
・Googleドライブへの保存や申請タイミングを知らせるメール送信などを自動で行える
・閲覧制限など、階層に応じた設定もできる
【解説】
「Gluegent Flow」は、サイオステクノロジー株式会社が提供しているワークフローシステムです。
電子契約サービスとも連携できるため、顧客との契約業務に支障をきたしません。
掲示板機能もあり適宜更新されているため、アップデート情報や具体的なシステムに関する疑問点も必要に応じて解消できます。
ただし、Google WorkspaceあるいはMicrosoft 365のいずれかに組み込んで使うことを前提としています。
システム単体で利用するためには「Gluegent Flow Plus」の導入が必要です。
【料金プラン】(税表示なし)
▶初期費用：0円
▶月額利用料
ベーシックプラン＝400円/1ユーザー
ビジネスプラン＝500円/1ユーザー
プレミアムプラン＝1,200円/1ユーザー
▶無料トライアル：無料デモあり
AppRemo
画像出典元：「AppRemo」公式HP
【特徴】
・申請に関する疑問点をチャットで気軽に質問できる
・利用中のポータル製品に申請件数などのリアルタイム情報を表示できる
・Excel申請書内のデータを自動でシステム内のデータベースに格納できる
【解説】
「AppRemo」は、Excelとの親和性が高いワークフローシステムです。
プルダウンのリスト選択やシート保護のように、エクセルの機能をそのまま使えます。
もし申請書類に不備があっても、その場でチャット機能を使い手軽に確認できます。
申請人数が多く、どうしても不備が増えがちな大手企業には特におすすめです。
ただし、最低利用ユーザー数が50人のため、導入にかかるコストは他社と比較してやや増えます。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：クラウド版＝0円、パッケージ版＝要お問い合わせ
▶月額利用料
クラウド版
・Basic：250円/1ユーザー～
・Plus：450円/1ユーザー～
・Pro：750円/1ユーザー～
※最低ユーザー数30、契約期間1年単位、10ユーザー単位で申込可能
パッケージ版
・ライセンス標準価格：50万円/50ユーザー
・年間保守サポート価格：75,000円/50ユーザー
▶無料トライアル：30日間
Jugaad(ジュガール)
画像出典元：「Jugaad」公式HP
【特徴】
・社内文書プロセスを、規定・作成・保管・管理に至るまでサポート
・ナレッジ共有から社内通達まで煩雑な業務を効率化
・ノーコードでかつスマホ対応により現場の業務負担を軽減
【解説】
「Jugaad(ジュガール)」は、月額300円からの低価格で、申請・承認から文章保管、データ分析(BI)まで一元管理できる統合型ワークフローです。
ワークフローとして必要な機能はほぼ揃っており80種類のテンプレートがあるので、手軽に始められます。
GPS、カメラ、手書きサインなどスマホの利便性を大いに活かせる点もポイントです。
上司が外出先から承認する、営業社員が移動中に申請書を作成して申請するといった利用シーンでも申請作業が速やかです。
【料金プラン】(税抜)
▶初期費用：0円
▶月額利用料
ワークフロープラン＝300円/1ユーザー
経費精算プラン＝300円/1ユーザー
ワークフロープラン+経費精算プラン＝500円/1ユーザー
▶無料トライアル：90日間
※無料お試し期間を終えて一定期間を過ぎるとアカウントは削除されるので、自動で有料プランに切り替わることはない
HUE ワークフロー
画像出典元：「HUE ワークフロー」公式HP
【特徴】
・Excel申請フォームを取り込むことができ、450以上の関数に対応している
・ドラッグ&ドロップで直感的なワークフローの設計および申請ができる
・ワークフローシステム以外にも、現場のコミュニケーション促進サービスを提供している
【解説】
「HUE ワークフロー」は、株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズが提供しているワークフローシステムです。
同社が提供するDXツール群のひとつであり、他のサービスと合わせることでさらに効果的に運用できます。
アップロードできるファイル容量は、1ライセンスにつき3GBです。この「合計容量」を全ユーザーでシェアする形となるためご注意ください。
【料金プラン】（税抜）
▶初期費用：0円
▶月額利用料：
300円/1ユーザー
▶無料トライアル：30日間
WaWaFlow
画像出典元：「WaWaFlow」公式HP
【特徴】
・ソフトのインストール不要で導入時や更新時のコストを削減
・標準テンプレートに加えて、自社オリジナルのフォームを作成できる
・WaWaOfficeシリーズと簡単に連携できる
【解説】
「WaWaFlow」は、WaWaOfficeシリーズのひとつであるワークフローシステムです。
WaWaOfficeシリーズには、営業日報・勤怠管理・データベース作成などがあり、連携することで効率アップできます。
1社のサービス内で多くの業務を完結できるのが魅力です。
ただし、1IDごとの費用とは別に「1契約ごとで2,500円/月」の基本料金が発生するのがネックです。
【料金プラン】(税抜)
▶初期費用：0円
▶月額利用料
400円/1ID
※別途「2,500円/1契約ごと」が月額で必要
▶無料トライアル：14日間
ワークフローEX
画像出典元：「ワークフローEX」公式HP
【特徴】
・メール申請時は、自動でワンタイムパスワードを生成できる
・申請ファイル単位でチェックインやチェックアウトが可能であり、チェックインするまでは他者に編集される心配がない
・申請者ごとに自動で上長を判別し、書類を送信できる
【解説】
「ワークフローEX」は、株式会社Knowlboが提供するワークフローシステムです。
「チェックイン・チェックアウト」が設定されており、チェックアウト中は誤って第三者が編集する心配もありません。
変更履歴はすべて保存され、どのタイミングで変更したかもチェックできるため、万が一の改ざんも防止できます。
【料金プラン】
クラウドサービスとオンプレミスを提供
詳細は要問い合わせ
▶無料トライアル：データ保存期間6ヶ月
freee
画像出典元：「freee」公式HP
【特徴】
・一度入力したデータは、各種帳票や振り込みファイルに自動で反映される
・クラウド型のみのため、常に情報がアップデートされる
・資金調達TOP100社の中で「41社」が導入しており信頼性が高い
【解説】
「freee」は、クラウド会計ソフトとして広く知られています。
会計機能の中に稟議・汎用、支払依頼といったワークフローを含みます。
もともと確定申告ソフトを取り扱っていることもあり、経理関係に明るく電子帳簿保存法にも対応しています。
複数拠点やグループ企業など、様々な企業形態に対応。
売上や経費の自動仕分けにも対応しているため、経理関係にあまり人手を割けない中小企業にもおすすめです。
ただし、プランや機能が細かく分かれているので、検討前の見積もりは必須です。
【料金プラン】
詳細は要問い合わせ
バクラク申請
画像出典元：「バクラク申請」公式HP
【特徴】
・請求書を5秒でデータ化できる
・チャットアプリ上から簡単に申請〜承認できる
・電子帳簿の無料保存システムとも連携できる
【解説】
「バクラク申請」は、申請処理をチャットアプリから手軽に行えるワークフローシステムです。
稟議システムへのログインが不要となり、請求書自体も秒速で読み込めます。
申請すると、自動で「仕訳」「振込データ」を作成できるため、支払い確認も簡単にできます。
【料金プラン】(税抜)
月額費用1万円～
年間契約、12ヶ月分の一括払い
詳細は要問い合わせ
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Questetra BPM Suite
画像出典元：「Questetra BPM Suite」公式HP
【特徴】
・業務システムをノーコードで構築できる
・テンプレートの図形を活用して簡単にワークフローを図式化できる
・外部組織と仕事をやり取りする際でも処理できる
【解説】
「Questetra BPM Suite」は、マウス操作による配置で簡単にワークフローを作成できるシステムです。
担当タスクは作業者の手元にストックされ、クリアするごとに次の工程へ進めるため、抜け漏れが発生しません。
クラウド上で利用できるため導入ハードルが低く、小規模からでもすぐに始められます。
【料金プラン】(税抜)
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・Basic：1,200円/1ユーザー
・Advanced：3,000円/1ユーザー
・Professional：4,800円/1ユーザー
▶無料トライアル：60日間
Monday.com
画像出典元：「Monday.com」公式HP
【特徴】
・業界や仕事内容、チームごとにカスタマイズできるテンプレートを用意
・カードを組み合わせるように直感で操作できる
・日常的によく使うざまざまな外部システムと連携できる
【解説】
「Monday.com」は、直感的な操作性が魅力のワークフローシステムです。
コンテンツ制作用・プロジェクト管理用・教育用・人事用など、多くのニーズに対応したテンプレートが充実しています。
公式サイトからメールアドレスを記入すれば、テンプレートを無料で簡単に試せます。
永年無料の個人向けプランがあるのも嬉しいポイントです。
ただし、海外製のため日本語による説明がやや不十分な面も。海外製ツールに不慣れな企業は、必ず無料トライアルを試しましょう。
【料金プラン】(税表示なし)
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・無料：0円(最大2ユーザー)
・ベーシック：1,300円/1ユーザー
・スタンダード：1,650円/1ユーザー
・プロ：3,200円/1ユーザー
・エンタープライズ：要問い合わせ
※最低利用人数3人で上限はなし
▶無料トライアル：14日間
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ワークフローシステムを比較する際のポイント
画像出典：pixabay
ワークフローシステムは以下の3点に注目して比較すると失敗しません。
1.誰でも手軽に操作できるか？
2.どの外部システムと連携できるか？
3.承認ルート変更に対応できるか？
1.誰でも手軽に操作できるか？
日々実施される申請業務の多くを担当するシステムのため、使い勝手の良さは重要なポイントです。
パソコンが苦手な社員でも、抵抗なく使えるシステムでなければいけません。
具体的には、自社で使用している既存の書面やエクセルと同じ感覚で使えるシステムを選ぶと、操作性が変わらず便利です。
2.どの外部システムと連携できるか？
すでに社内で業務システムを利用している場合、連携できるかを確認しておきます。
新しいワークフローシステムを導入すると、慣れない間は作業の手間が増えてしまいます。
そのため、なるべく負担を減らすために、使い慣れたツールを連携させることも重要です。
3. 承認ルート変更に対応できるか？
申請の社内ルートは企業によって異なります。
人事異動や組織改変によって、ワークフローが大きく変わることがあるかもしれません。
そうした状況でも、ワークフローシステム内の申請手順を柔軟に変更できるかを確認しておきます。
ワークフローシステムを導入するメリット
画像出典：pixabay
ワークフローシステムを導入するメリットは以下の3点です。
1.申請作業の手間を削減できる
2.社内で内部統制を構築できる
3.働き方改革にも対応できる
1.申請作業の手間を削減できる
ワークフローシステム導入で、従来よりも申請の手間を削減できます。
紙で運用する場合、申請を得るまでに以下のような手間が発生します。
・申請書の記入
・上司からの押印
・担当者を探して紙を渡す
・担当者不在の場合、戻るまで待つ
・書類に不備がある場合、その都度申請者に戻す
ワークフローシステムを導入すれば、一連の流れをオンラインで実施できるため、場所や時間を問わず作業できます。
例えば、出張先から申請書類を確認したり、指定フォルダにあるデータをまとめてチェックしたりすることも可能です。
2.社内で内部統制を構築できる
ワークフローシステムでは、定められたルールでしか申請を承認できません。そのため、不明瞭な申請などを事前に防止できます。
例えば、以下のようなケースです。
・社内で購入が許可されていないものを購入して経費申請する
・正式な担当者以外が無断で承認する
・口頭でしか確認していない曖昧な発注を申請する
ワークフローシステムを活用することで、正式な手順に則っているかを確認することができ（証跡管理）、正規のルートを飛ばして勝手に承認することができなくなります。
3.働き方改革にも対応できる
ワークフローシステムは、在宅勤務が主流となりつつある時代にマッチした申請方法です。
紙申請の場合、押印や提出のために出社する必要があり非効率でした。
特に、在宅勤務が主流になりつつある今、非効率な業務を削減する風向きが強まっています。
ワークフローシステムであれば、どこでも申請作業を行えるので在宅で取り組むことができ、無駄な出社が不要となり残業時間削減にも繋がります。
ワークフローシステムを活用するコツ
画像出典：pixabay
ワークフローシステムを上手に活用するコツは以下の2点です。
1.社内に定着させる仕組みを作る
2.自社の業務プロセスを明確にしておく
1.社内に定着させる仕組みを作る
新システムの定着には時間がかかります。そのため、社内でワークフローシステムを定着させる仕組みを整えることが大切です。
マニュアルを整備するだけでも使えますが、細かい不明点が出てくる可能性もあります。 不明点を放置すれば、なかなか社内に定着しません。
具体的には、ワークフローシステムに関する勉強会を開催したり、部門ごとに詳しい担当者をつけたりすることが効果的です。
2.自社の業務プロセスを明確にしておく
ワークフローシステムを上手に活用するには、自社の業務フローを明確にすることが重要です。
ワークフローシステムは、紙申請から置き換えて運用するもの。そのため、従来の紙でのフローを正しく把握し「自社に必要なシステムは何か」を設定することで、導入後にスムーズに活用できます。
ワークフローシステムを導入するデメリット
ワークフローシステム運用時は、以下のデメリットもあることを考慮しておきます。
1.既存システムと連携できない場合がある
2.慣れるまでは業務が非効率になる恐れがある
3.ペーパーレス化できない書類には対応できない
1.既存システムと連携できない場合がある
すべてのワークフローシステムが、社内の既存ツールと連携できるわけではありません。ワークフローシステムツールが別になってしまうと、結局入力の手間だけが増えて「紙とそこまで変わらない」となる可能性があります。
そのため、システム導入前に「どの外部ツールに対応しているか」は必ず確認しておくべきです。
2.慣れるまでは業務が非効率になる恐れがある
新システムを導入すると、慣れるまでに時間がかかります。システムが複雑であるほど、社員への浸透も遅くなりがちです。
そのため、新システムがきちんと浸透するまでは、紙の申請よりも非効率になる可能性もあります。
時間が経ち、毎日の業務フローに組み込まれれば問題ありませんが、それまでは指導の手間が増えることを考えておくべきです。
3.ペーパーレス化できない書類には対応できない
ワークフローシステムに対応できるのは、ペーパーレス化できる書類に限られます。
電子帳簿保存法改正により電子化できる書類も増えましたが、以下のように「書面での契約しか認められない」というものも存在します。
・投資信託契約約款
・定期借地契約
このように、すべての書類をワークフローシステムに乗せられるわけではないためご注意ください。
まとめ
画像出典：pixabay
ワークフローシステムは、社内の業務効率アップに欠かせない仕組みです。オンライン上で申請に関するやり取りができるため、在宅勤務の潮流にも乗ることができます。
ただし、導入時には「自社が現在運用しているワークフローに合うか」を見極めることが重要です。見極めを間違えると、紙での運用時と手間が変わらない可能性もあります。
今回の記事で比較したワークフローシステムやメリット・デメリットに関する解説をもとに、自社にマッチする製品を導入しましょう。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
(※以下から資料請求できないサービスもございます)
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画像出典元：pixabay
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