＜最新比較＞文書管理システムおすすめ18選！
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文書管理システムを導入し、紙資料もデータも一元管理することで、検索や情報共有がスムーズに行えるようになります。
当記事では、無料サービスを含む、おすすめ文書管理システム18選を目的に分けて比較し、紹介します。
文書管理システムの基礎知識や選び方のポイント、導入のメリット・デメリットなどを詳しく解説するので参考にしてください。
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文書管理システムとは？
文書管理とは、単に文書を管理しておくことではなく、作成から保管、活用、整理、廃棄までのライフサイクルを段階的に管理することです。
紙書類に限らず、電子文書などのデータも文書管理に含まれます。
文書管理システムは、文書の保管から廃棄までのライフサイクルをシステム化し、クラウドやサーバー上で一括管理するものです。
適切な文書管理は、企業活動を円滑に進めるだけでなく、企業コンプライアンスの強化にもつながります。
企業のデジタル活用が進む現代において、文書管理システムは有効なサービスと言えるでしょう。
文書管理システムの必要性・メリット
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文書管理システムを導入することで、多くのメリットが得られます。
中でも、最も大きな3つのメリットを紹介します。
1. 業務効率化につながる
コクヨ株式会社が実施した調査によると、1日のうち書類を探す時間は約20分、1年に換算すると約80時間に相当するとのこと。
文書管理システムには文書の検索機能が搭載されており、必要な文書を素早く探し出せるため、時間的コストの削減につながります。
文書の情報共有もスムーズに行えるので、業務効率化にも有効です。
参照元：https://www.kokuyo.co.jp/newsroom/news/assets/pdf/20181105_NewsLetter.pdf
2. セキュリティリスクの軽減
文書管理システムでは、アクセス制限や編集制限、閲覧権限など、セキュリティに関する設定が柔軟に行えるようになっています。
セキュリティ機能を適切に活用することで、紛失や情報漏えい、改ざんなどを防止し、損害賠償といったリスク軽減にも有効です。
システムがクラウド型の場合、データとしてすべてサーバーに保管されるので、何らかのトラブルで消えてしまうといったリスクも回避できます。
3. コストの削減
文書管理システムを活用することでペーパーレス化が実現でき、書類を保管するための物理的なスペースが不要になります。
また、用紙代や印刷代といった事務用品費の削減の他、一元管理ができることによって、従業員の負担軽減も可能です。
文書管理システムのデメリット
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文書管理システムを導入するにあたっては、いくつかのデメリットも存在します。
● 導入や運用コストがかかる
● 社内ルールの見直しが必要
● 文書のデータ化に手間がかかる
文書管理システムの利用では、初期費用と月額費用などランニングコストの他、スムーズに使いこなせるようになるための教育コストも必要です。
さらに、システムの運用状況を確認しながら社内ルールを見直したり、紙の文書をデータ化したりするなどの手間もかかります。
文書管理システム｜タイプ別の選び方
文書管理システムには多種多様なサービスが存在しますが、タイプ別にすると「文書の種類」と「目的」の2つに大別されます。
管理する文書の種類では、「社内文書全般に対応しているタイプ」の他、「契約書や稟議書に特化したタイプ」です。
一方の目的では、「管理・検索に特化したタイプ」、「文書の作成から情報共有にも対応するタイプ」などがあります。
文書管理システムを選ぶ際は、自社が「どのような文書を、どういった目的で管理したいのか」を洗い出すことが重要です。
文書管理システムの比較ポイント
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システムを選ぶ際の比較ポイントとして、意識すべきことを3つ紹介します。
● ワークフロー機能を搭載しているか
● クラウド型かオンプレミス型か
● どのようなセキュリティ対策は施されているか
タイプから絞った課題解決や目的達成に必要な機能が網羅されていることを大前提に、これらを比較ポイントとすると良いでしょう。
● ワークフロー機能を搭載しているか
ワークフロー機能があると、承認が必要な契約書や申請書などの文書も、システム上でワンストップで処理できるので管理しやすくなります。
システムがクラウド型であれば、外出先でも承認や確認が簡単に行えるので、業務効率化にも有効です。
● クラウド型かオンプレミス型か
文書管理システムには、2つの形態「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。
クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用するためメンテナンス不要で、低コストかつスピーディな導入が可能です。
オンプレミス型は、自社サーバーを使用するため定期的なメンテナンスが必要ですが、セキュリティ性を担保できるといったメリットがあります。
どちらの形態もメリット・デメリットがあるので、自社のニーズにあったものを選ぶようにしましょう。
● どのようなセキュリティ対策が施されているか
契約書をはじめ、社外秘文書や秘文書など機密文書を管理するため、セキュリティ対策は極めて重要です。
通信データの暗号化やアクセス制御、閲覧権限、バックアップ機能などが搭載されているシステムは、セキュリティレベルが高いと言えます。
どのようなセキュリティ対策が施されているかを確認しながら比較を行いましょう。
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特におすすめの文書管理システム4選
1. NotePM
画像出典元：「NotePM」公式HP
【特徴】
・社内文書全般の共有に対応したタイプ
・社内ナレッジの蓄積や管理が簡単
・動画共有もスムーズ
・万全のセキュリティ
・コミュニケーションツールが充実
【解説】
マニュアルやノウハウなど、あらゆる社内文書をWeb上で簡単に作成・管理することができる文書管理システムです。
日報・議事録・報告書など多彩なテンプレートが用意されている他、高機能な編集機能でスムーズに文書の作成ができます。
Word・Excel・PDFといったファイルの全文検索やキーワード検索など検索機能も優れているため、欲しい情報を素早く見つけることが可能です。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・プラン8：4.800円（8人まで）
・プラン15：9,000円（15人まで）
・プラン25：15,000（25人まで）
・プラン50：30,000（50人まで）
・プラン100：60,000（100人まで）
・プラン200：120,000（200人まで）
利用するユーザーの上限数によって月額利用料が変わり、1,001人以上を希望する場合は別途見積りが必要です。※すべて税込
▶無料トライアル：あり（30日間）
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2. CLOUD CABINET
画像出典元：「CLOUD CABINET」公式HP
【特徴】
・契約書の管理に特化したタイプ
・紙も電子も1つの画面でまとめて管理
・管理数360万件、導入累計社数2,500社
・倉庫保管で紛失リスクの軽減かつ内部統制の強化
【解説】
「紙の契約書」と「電子契約書」をまとめて一元管理できる、ハイブリッド型の新しい文書管理システムです。
紙の文書は自社倉庫に保管するため、キャビネットを減らしてオフィスのスペースを有効活用できます。
倉庫に保管した紙原本はシステム上でいつでも確認でき、必要に応じて素早く電子化することも可能です。
倉庫・電子化・システムを組み合わせることによって、ニーズに合わせて電子化しないという選択もできるようになっています。
【料金プラン】
「基本料金」＋「保管料」で構成されます。
スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、使った分だけの負担ですみます。詳細については、お問い合わせが必要です。
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3. Hubble
画像出典元：「Hubble」公式HP
【特徴】
・契約書の管理に特化したタイプ
・多彩な検索機能を搭載
・OCRでスキャンされたPDFもテキスト検索が可能
・クラウドサインやChatworkなど、外部ツールとも連携
【解説】
契約書の管理に特化しており、作成から管理までをワンストップで行える、クラウド型の文書管理システムです。
契約書の作成では、Microsoft WordやGoogleドキュメントがそのまま使えるため、初めてでも違和感なく操作できます。
契約書名・取引先・契約期間など、契約書の文面から契約台帳を自動作成するほか、契約期限のタイミングで通知するなど、適切な契約書管理が可能です。
導入後のセットアップのほか、システムの定着化に向けた併走支援など、サポート体制も万全なので、安心して運用できるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：40,000円～
※税表記なし
▶無料トライアル：あり（期間は要問い合わせ）
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4. 文書管理支援ソリューション｜日立ドキュメントソリューションズ
画像出典元：「文書管理支援ソリューション」公式HP
【特徴】
・社内文書全般の管理に対応したタイプ
・50年の実績
・管理体制の構築から支援
・紙文書は倉庫で保管可能
・経年劣化した文書や古いフィルムも電子化できる
【解説】
煩雑で手間のかかる文書管理を総合的に解決する、日立ドキュメントソリューションズ提供の文書管理システムです。
4種のサービス「文書管理コンサルティング・文書電子化・文書管理システム・別地保管」を複合的に組み合わせた文書管理支援が最大の特長。
計画から実行、チェック、改善、調査・分析など、文書管理におけるあらゆる工程を継続的にサポートします。
高度な電子技術で劣化した文書も電子化が可能で、電子化の作業はセキュリティレベルの高い専用自社工場で行うので、機密性の高い文書でも安心です。
【料金プラン】
詳細についてはお問い合わせが必要です。
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文書全般におすすめの文書管理システム
1. MyQuickクラウド
画像出典元：「MyQuickクラウド」公式HP
【特徴】
・社内文書全般の管理に対応したタイプ
・電子契約サービスとの連携が可能
・Word、Excel、PowerPoint、PDF、音声、動画などに対応
・ユーザー数無制限
・月額22,000円から導入が可能
【解説】
1993年のサービス開始以降、幅広い業種・業態の約900社の企業に活用されているなど、高い実績を誇る文書管理システムです。
契約書をはじめ、仕様書や設計書、研究報告書、作業指示書など、さまざまな社内文書が管理できます。
文書内の文字検索やカテゴリー検索、条件検索など豊富な検索機能で、必要なときに素早く文書を探し出すことが可能です。
文書の期限日を知らせるアラート通知機能搭載で、意図せぬ期限切れや安易な自動更新を防ぎ、適切な管理をサポートします。
初期費用がやや高めなので、従業員数が多くない企業では、費用対効果が低くなる可能性も考えられるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用
・スタータープラン：0円
・スタンダードプラン：330,000円
・プレミアムプラン：要問い合わせ
▶月額利用料
・スタータープラン：22,000円
・スタンダードプラン：77,000円
・プレミアムプラン：要問い合わせ
※すべて税込
▶無料トライアル：あり（期間は要問い合わせ）
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2. LAWGUE
画像出典元：「LAWGUE」公式HP
【特徴】
・契約書の作成・共有に特化したタイプ
・大手企業、弁護士法人、官公庁など幅広い導入実績
・文書業務を独自AIの活用で効率化
・専任担当者による万全のサポート体制で安心
【解説】
文書作成における非効率な作業を大幅に効率化する、独自のAIを活用したクラウド型の契約書管理システムです。
キーワード検索をはじめ、過去の契約書や参考となる文例を自動で見つけ出してくれるなど、AIによる検索機能がとても優れています。
契約書をはじめ、規定類や仕様書、議事録、IR文書、特許文書など、あらゆるドキュメント作成に対応。
表記ゆれや参照番号、インデントのズレなどもAIがチェックしてくれるので、作業の大幅な効率化が図れます。
クリックひとつで操作できる直感的な操作画面なので、はじめてでもスムーズに扱えるでしょう。
【料金プラン】
課題や予算を含め、ヒアリング後に最適なプラン提案を個別におこなうため、料金については、お問い合わせが必要です。
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3. 楽々Document Plus
画像出典元：「楽々Document Plus」公式HP
【特徴】
・社内文書全般の管理に対応したタイプ
・電子帳簿保存法のうち、「スキャナ保存」「電子取引」に対応
・累計800社以上の豊富な導入実績
・ワークフロー機能で、文書の登録・承認・公開までスムーズ
【解説】
契約書管理をはじめ、図面やISO文書管理など社内文書すべてを一元管理できる、オンプレミス型の文書管理システムです。
高性能な全文検索エンジンを搭載しているほか、ヒットしたべージをスピーディに表示する高速ビューワーなど高い検索性能を実現しています。
文書登録もドラッグ＆ドロップで行うことができ、複数の文書ファイルに属性情報をつけ、ひとつのフォルダとして登録することも可能です。
アクセス制限やファイルのダウンロード・印刷の禁止、パスワード付与など、文書の種類に応じてセキュリティ設定も柔軟に行えます。
OCR機能を搭載していますが、現時点では手書き文字に対応しておりません。
【料金プラン】
詳細についてはお問い合わせが必要です。
4. DocuWorks
画像出典元：「DocuWorks」公式HP
【特徴】
・社内文書全般の作成・共有に対応したタイプ
・Kintoneや電子契約などのクラウドサービスと連携できる
・パスワードによる文書の保護や編集・印刷の禁止なども可能
・PDFファイル形式を維持したまま、スムーズに編集できる
【解説】
「紙文書」と「電子文書」を直感的に一元管理できる、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するソフトウェア型の文書管理システムです。
複合機でまとめてスキャンした資料をPC上に並べて表示できるので、視覚的にわかりやすく直感的に操作できます。
文書の編集では、付箋を使ったり、束ねたり、バラしたり、テキストマーカーをつけたりなど、まるで紙の文書を扱うような感覚で操作することが可能です。
クラウドサービスとの連携で、社内・社外問わずどこでも作業ができ、チームや他部門との情報共有も容易に行えます。
対応しているのがWindowsのみで、MacなどIOSには対応していません。
【料金プラン】
詳細についてはお問い合わせが必要です。
▶無料トライアル：あり（60日間）
契約書の管理におすすめの文書管理システム
1. freeeサイン
画像出典元：「freeeサイン」公式HP
【特徴】
・契約書の作成・共有に特化したタイプ
・弁護士監修のテンプレートが多数用意
・雇用や営業など、契約書以外の文書も電子化できる
・freeeサインのユーザーだけでなく、取引先のサポートも実施
【解説】
契約書の作成から締結、管理まで、煩雑な契約業務フローをワンストップで完結する、クラウド型の文書管理システムです。
NDA（秘密保持契約）や業務委託など、用途に応じたテンプレートが事前に登録できるため、効率的に文書作成が行えます。
契約書の作成や編集にはGoogleドキュメントがそのまま利用できるので、操作に迷うことなくすぐに使いこなせるでしょう。
契約書の作成依頼、レビュー依頼、承認依頼など、ワークフローも柔軟に設定することが可能なので、企業におけるガバナンス強化にも有効です。
契約書ごとに有効期限を知らせるリマインダー機能や、書類へのアクセス権を管理できる機能も充実しています。
利用するにはGoogleアカウントが必要となるため、アカウント取得の手間がかかります。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・無料プラン：0円
・Light：4,980円
・Light Plus：19,800円
・Pro：50,000円～
・Pro Plus：120,000円～
電子署名タイプの場合は、別途220円/通がかかります。
※すべて税抜
▶無料トライアル：なし※無料プランあり
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2. Contract One
画像出典元：「Contract One」公式HP
【特徴】
・契約書に特化したタイプ
・契約データベースをクラウド上に構築
・印刷や製本、押印、郵送などのアナログ作業の代行を提供
・主要電子契約サービス4社との連携が可能
【解説】
あらゆる契約書を正確にデータ化すると共に契約データベースを構築し、契約業務のオンライン化を支援する、契約DXサービスです。
基本契約書をはじめ、秘密保持契約書、覚書などさまざまな種類の契約書をデータ化し、一元管理することができます。
過去に取り交わした紙の契約書も電子化でき、データ化された契約書は電子帳簿保存法の要件を満たした形式で保存されるので安心です。
システムの利用アカウント数に制限がないため、さまざまな部門が契約情報を共有し活用できます。
【料金プラン】
詳細についてはお問い合わせが必要です。
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契約内容も管理できる文書管理システム
1. LegalForceキャビネ
画像出典元：「LegalForceキャビネ」公式HP
【特徴】
・契約書に特化したタイプ
・閲覧権限を設定でき、機密情報の流出防止に有効
・面倒な管理台帳もAIが自動で作成
・ISMSの取得や第三者機関によるセキュリティ診断を実施
【解説】
締結後の契約管理を適切かつスムーズにおこなえる、AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」が開発した、AI契約管理システムです。
締結後、紙の契約書をPDFデータにて取り込むだけで、AIとOCRが当事者名や自動更新の有無、契約期間などを自動抽出し、検索できる状態にしてくれます。
検索は、契約書に含まれる単語から抽出するキーワード検索や全文検索など、多彩な検索方法が可能です。
AIが契約書の更新期限を自動で計算し、メールでリマインドしてくれるので、不要な契約更新や重要な契約終了を防ぎます。
頻繁ではないものの、文書のアップロードに若干時間がかかる場合があるようです。
【料金プラン】
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：要問い合わせ ※契約書の年間アップロード件数によって変動
▶無料トライアル：なし
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2. ConPass
画像出典元：「ConPass」公式HP
【特徴】
・契約書に特化したタイプ
・文書管理、情報セキュリティにおいて50年以上の支援実績
・導入前後のサポート
・社内定着に向けたトレーニングや定期ミーティングを実施
【解説】
「紙の契約書」も「電子契約書」もまとめて一元管理できる、AIを搭載したクラウド型の文書管理システムです。
締結済みの紙契約書をデータ化し、原本を専用の保管庫に預けられるため、キャビネットを削減し、オフィスのスペースを有効活用できます。
社名や契約期限など、契約書の管理項目をAIが自動抽出。
管理台帳もAIが自動で作成するので、契約書管理業務の効率化が期待できます。
検索機能をはじめ、契約期限通知機能、柔軟な権限設定、タスク管理・ワークフロー機能など、契約業務に必要な機能がパッケージになったシステムです。
【料金プラン】
詳細についてはお問い合わせが必要です。
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3. リーガレッジ
画像出典元：「リーガレッジ」公式HP
【特徴】
・契約書に特化したタイプ
・登録や閲覧、削除など、アクセス権限を柔軟に設定
・Wordアドインからテンプレートを呼び出せる
・通信内容・データともに暗号化したセキュアな環境
【解説】
契約書の登録や管理、ドキュメンテーションコメントまでをワンストップでサポートする、契約ナレッジマネジメントシステムです。
契約書登録ページからファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、簡単にアップロードすることができます。
さまざまな契約書情報（契約書名・当事者名・契約締結日・自動更新規定の有無・条文番号・条文本文など）の自動抽出が可能です。
過去に締結した契約書から参考にしたい条文を素早く検索できるので、効率的にレビューや作成業務が行えます。
契約書更新アラート機能の搭載で、不要な契約更新や契約終了を防ぎ、効率よく適切な管理ができるでしょう。
契約書情報の抽出は、PDFファイルからでも可能ですが、精度が落ちる場合があります。
【料金プラン】
▶初期費用：要問い合わせ
▶月額利用料：要問い合わせ
▶無料トライアル：あり（期間は要問い合わせ）
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4. OPTiM Contract
画像出典元：「OPTiM Contract」公式HP
【特徴】
・契約書に特化したタイプ
・主要電子契約サービス連携できる
・締結済み契約書の一元管理が可能
・アクセス権限を契約書ごとに細かく設定
・暗号化通信、第三者機関による脆弱性回避の認証取得
【解説】
契約書ごとの情報を効率的かつ適切に管理できる、AIを搭載したクラウド型の文書管理システムです。
締結済みの契約書をアップロードするだけで、契約書名や企業名・契約締結日・契約終了日などの情報をAIが抽出し、自動で管理台帳を作成します。
OCR処理でスキャンした契約書を瞬時にテキストデータ化し、スキャン時に傾いた契約書データや手書き、ゴム印も読み取り可能です。
契約書本文のフリーワード検索や全文検索、タグ機能など多彩な検索方法で、欲しい情報をスピーディに見つけられます。
電子帳簿保存法にも対応しているので、安心して利用できるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・スターター：9,980円
・ビジネス：49,800円
・エンタープライズ：要問い合わせ
※すべて税抜
▶無料トライアル：あり（期間は要問い合わせ）
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ナレッジ共有・社内Wikiが得意な文書管理システム
情報共有ツールのなかにも、文書管理システムとして活用できるものがあります。
ここでは、共有ページなどにファイルを添付でき、添付ファイルの中身も検索できるツールをご紹介します。
1. flouu
画像出典元：「flouu」公式HP
【特徴】
・情報共有に強みを持ったタイプ
・添付ファイルの中身まで横断的に検索できる全文検索
・通信やデータの暗号化や2段階認証、IP制限などを実施
・SlackやChatwork、Googleドライブなどとも連携が可能
【解説】
社内に散在する情報をひとつに集約し、効率的かつ効果的なナレッジマネジメントを実現する、クラウド型の情報共有ツールです。
マニュアルやナレッジといった情報共有に強みを持ちますが、ドキュメントの全文検索など検索機能が優れていることから文書管理システムとしても使えます。
ドキュメントの全文検索機能では、本文、チャット内容、添付ファイルの中身などから横断的に検索することが可能です。
フリーワードによる絞り込み検索もできるので、素早くドキュメントを探し出せます。
また、ドキュメントにさまざまなラベルを貼付けたり、使い慣れたフォルダでの階層管理ができたりなど、管理しやすい機能も豊富です。
操作画面もシンプルで分かりやすいUIなので、はじめてでも扱いやすいシステムだと言えるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料（30日）
・基本料金：550円／1ユーザーあたり
・セキュリティオプション：550円／1ユーザーあたり
・OCRオプション：220円／1ユーザーあたり
※すべて税込
▶無料トライアル：あり（14日間）
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2.Docbase
画像出典元：「Docbase」公式HP
【特徴】
・情報共有に強みを持ったタイプ
・多角的なセキュリティ対策
・多彩なドキュメント編集機能と高度な検索機能
・サービス継続率99％。利用者からも高い評価
【解説】
セキュアな環境で安心安全な情報共有を可能とする、クラウド型の社内情報共有システムです。
ISO 27001（ISMS）認証の取得をはじめ、シグナルサインオンや2段階認証、操作履歴の保存など、強固なセキュリティ体制が最大の特徴。
日報や議事録、マニュアル、企画書などさまざまなドキュメントの作成・共有ができ、ファイルの添付もドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。
全文検索やキーワード検索をはじめ、タグやグループ、ユーザー名による絞り込み検索など、検索方法も豊富です。
テキストだけでなく、添付ファイルの中身も同じく検索対象なので、欲しい情報をすぐに見つけ出せるでしょう。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・スターター：990円（3人まで）
・ベーシック：4,950円（10人まで）
・レギュラー：9,900円（30人まで）
・ビジネス100：21,450円（100人まで）
・ビジネス200：43,450円（200人まで）
・ビジネス300：65,450円（300人まで）
・ビジネス400：87,450円（400人まで）
・ビジネス500：109,450円（500人まで）
・ビジネス600：131,450円（600人まで）
・ビジネス700：153,450円（700人まで）
・ビジネス800：175,450円（800人まで）
・ビジネス900：197,450円（900人まで）
・ビジネス1000：219,450円（1,000人まで）
1,000人以上を希望する場合は、別途お見積りが必要です。
※すべて税込
▶無料トライアル：あり（30日間）
無料で利用できる文書管理システム
1. Knowledge
画像出典元：「Knowledge」公式HP
【特徴】
・登録したドキュメントに対し、アクセス制限を設定できる
・人気があり知名度も高いオープンソース型のシステム
・Markdown記法でスムーズな編集が可能
・PDFをスライドショー表示させることもできる
・コミュニケーション機能も充実
【解説】
自社のサーバーにインストールして利用する、オープンソースの情報共有サービスです。
GitHub上に公開されているソースコードを使用することで、完全無料で利用できます。
ドキュメントの作成や編集には、「Markdown（マークダウン）」記法が用いられているため、見栄えの良い文書を軽快に仕上げることが可能です。
登録された文書の内容は、全文検索やキーワード検索ができるほか、アップロードした添付ファイルの中身も検索できます。
パソコンをはじめ、タブレットやスマートフォンにも対応しているので、外出先でも情報共有ができるので便利です。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料：0円
▶無料トライアル：なし
2. Confluence
画像出典元：「Confluence」公式HP
【特徴】
・情報共有に強みを持ったタイプ
・利用ユーザーが10名までであれば無料
・チームやプロジェクト用のテンプレートが豊富
・Slack、Jira、Trello、Google Driveなど、多彩な製品との組み合わせ可能
【解説】
ノウハウやナレッジをひとつに集約し、組織内におけるスムーズな情報共有を実現する、クラウド型の文書管理システムです。
ドキュメント作成・編集のワークスペースは、Microsoft Wordに似たデザインとなっているので、違和感なく使うことができます。
図表や画像、動画など、あらゆるコンテンツの挿入も可能。
議事録やマニュアル、日報など、多様なテンプレートも公開されているので、ドキュメント作成に手間がかかりません。
登録したドキュメントにラベルやタグを付けたり、ページごとに階層構造で管理したりなど、効率的に管理できる機能も豊富です。
文字列検索・フィルタ検索・投稿者検索・スペース内検索などさまざまな検索方法が可能なほか、添付ファイルの中身も検索できます。
【料金プラン】
▶初期費用：0円
▶月額利用料
・Free：0円（10人まで）
・Standard：690円／1ユーザー（35,000人まで）
・Prime：1,310円／1ユーザー（35,000人まで）
・Enterprise：要問い合わせ
▶無料トライアル：なし
文書管理システムを上手く活用するコツ
画像出典元：O-DAN
文書管理システムを上手く活用することで日々の業務が効率化され、生産性の向上にもつながります。
本章では、システムを上手く活用するコツを2つ紹介しますので、常に意識しておくと良いでしょう。
1. 検索機能をマスターする
文書の全文検索やキーワード検索、タグ検索など、文書管理システムにはさまざまな検索機能が搭載されています。
検索機能をマスターして上手く活用することで、欲しい情報を素早く的確に見つけ出すことが可能です。
文書管理システムでは、検索機能がとても重要な役割を果たします。
システムを上手く活用するためにも、搭載している検索機能のすべてを使いこなせるようにしましょう。
2. 社内周知を徹底すること
文書管理システムを導入する際は、導入に関する理解を社内全体で深めておくことが重要です。
また、どの部門で使うのか、システムの責任者は誰なのか、業務フローはどう変わるのかなど、新たにルールも策定しなければなりません。
上層部の一存でシステムを導入したとしても、上手く活用することはできないでしょう。
業務効率化などシステムの導入効果を得るためには、社内周知を徹底することがとても重要です。
まとめ
業務効率化をはじめ、セキュリティやコンプライアンスの強化など、文書管理は組織の生産性向上につながる重要な取り組みです。
しかしながら、紙媒体による文書管理は、手間や時間がかかるなど課題が多く、管理に限界を感じている企業も少なくありません。
文書管理システムは、文書管理にまつわるさまざまな課題を解決し、効率的な管理を実現する上でとても有効です。
現在では、文書管理システムも数多く存在し、種類や特徴もベンダーによってそれぞれ異なります。
そのため、自社の課題や目的にマッチしたシステムを、いかに選ぶかが重要なカギとなるでしょう。
ぜひ自社に合ったシステムを選び、日々の業務効率化を目指しましょう。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
（※以下から資料請求できないサービスもございます）
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