ノウハウ共有ツール15選比較!無料で使えるおすすめのツールも紹介
ノウハウを組織全体で共有することで、業務の属人化を防ぎ、円滑な業務遂行と業務品質の安定が図れます。
しかしながら、他者にノウハウを伝えるのは思いのほか難しく、うまく共有できていないといったことが少なくありません。
ノウハウ共有ツールは、ノウハウの蓄積から共有、活用まで網羅的にサポートし、企業の生産性向上に貢献する有益なツールです。
この記事では、多様なツールが存在する中でも、特におすすめのノウハウ共有ツール15選を、無料で使えるサービスを含め比較紹介していきます。
ノウハウ共有ツールの基礎知識や選び方、上手く活用する方法なども詳しく解説するので参考にしてください。
ノウハウ共有ツールとは、チームや組織内で知識・知術・情報などを効果的に共有するためのツールです。
ノウハウ共有ツールを導入することで、主に以下のことができるようになります。
業務効率化・生産性の向上
業務に関するノウハウや作業手順などさまざまな情報を、いつでもかんたんに見つけ出し、活用することが可能です。
これにより、スムーズな業務進行ができるようになり、重複作業を防いで生産性の向上につなげられます。
効果的な人材育成(ナレッジマネジメント)
社内の情報や手順が明確にドキュメント化されるため、新入社員や新任担当者に対するオンボーディングプロセスをサポートする際に有効です。
また、ノウハウや作業手順などへのアクセスもかんたんに行えるため、新人メンバーにおける自己教育力の向上が期待できます。
自己教育が実現できれば、教育担当者の大幅な負担軽減にもつながるでしょう。
業務の属人化が解消できる
あらゆるノウハウを見える化し、かんたんに共有できるため、業務の属人化が防げます。
属人化は、その社員が不在になったときに対応できず、業務の停滞・遅延を招くなど、企業にとって潜在的なリスクであるといえるでしょう。
業務の属人化を解消し、組織全体の効率性と成果の向上に有効です。
画像出典元:写真AC
ノウハウ共有ツールに搭載されている機能はベンダーによって異なりますが、おおむね以下が主な機能として搭載されています。
● テキスト文書・画像・動画など、多様なファイルを一元化する管理機能
● キーワード・タグ・全文検索など多彩な方法で行える高度な検索機能
● 複数ユーザーによる同時編集やフィードバックなどが可能なドキュメント編集機能
● 業務の進捗状況などが把握できるタスク管理機能
ノウハウ共有ツールを活用することで、組織内の知識管理と情報共有を効率化し、企業の競争力や生産性の向上につなげられます。
主な違いとしては以下の3つです。
● 使用できる機能の違い
● サポート対応の違い
● セキュリティレベルの違い
それぞれ詳しく解説します。
使用できる機能の違い
有料版と無料版とでは、使用できる機能の範囲に違いがあります。
無料版は、検索方法が少なかったり、コミュニケーション機能がなかったり、外部連携ができなかったりなど、有料に比べて使える機能は限定的です。
また、無料版はストレージ容量の制限もあるので、利用できるユーザー数が極端に少ないといったケースもあります。
サポート対応の違い
有料ツールの多くはサポート体制が充実していますが、無料ツールの場合、基本的にサポートはないと考えておいた方が良いでしょう。
そのため、無料ツールを利用する場合は、社内でツールを使いこなせる人材の確保が求められます。
セキュリティのレベルの違い
有料版では、高度なセキュリティ機能やデータ安全管理措置などにより、高いセキュリティが確保されています。
無料版も一定のセキュリティは確保されていますが、有料版と比べるとレベルは劣るでしょう。
有料・無料ともに、ノウハウ共有ツールでは企業資産である重要な情報を扱うため、セキュリティがきちんと確保されているかの確認は必要です。
1. Teachme Biz
画像出典元:「Teachme Biz」公式HP
【特徴】
・マニュアルの「作成・共有・運用」に関する機能が豊富
・見やすく理解しやすいマニュアルが、だれでもかんたんに作成できる
・30日間の無料トライアルが利用可能(トライアル期間の延長も可能)
【解説】
「Teachme Biz」は、だれでもかんたんにマニュアルが作れて、共有や運用もスムーズに行える、マニュアル作成・共有システムです。
テキストや画像を、あらかじめ用意されたテンプレートに沿って入れるだけで、かんたんにマニュアルが作成できます。
動画や画像の編集も直感的に行えるので、視覚的にわかりやすいマニュアルが、だれでもスムーズに作成することが可能です。
タイトルや全文で検索できるマニュアル検索や、設定したユーザーのみ公開できるグループ内公開など、共有機能も充実しています。
マニュアルの閲覧状況や検索ログなどの分析・可視化が可能なので、効果的なマニュアル運用が実現するでしょう。
多機能であるため、他のツールに比べてコスト高な印象があります。
【料金プラン】
▶初期費用:要問い合わせ
▶月額利用料(税別)
スタンダードプラン:59,800円
ベーシックプラン:119,800円
エンタープライズプラン:319,800円
▶無料トライアル:30日間
2. monday.com
画像出典元:「monday.com」公式HP
【特徴】
・世界中で18万6,000社以上、国内で500社以上の導入実績
・OutlookやExcel、Slackなど、50以上の人気テクノロジーとのシームレスな連携
【解説】
イスラエルに本社を置く「monday.com社」が開発・提供するツールで、あらゆる業務を一元管理し、チームの目標達成を効率的に実現するクラウドプラットフォームです。
チームのタスク・プロジェクト・スケジュール・ファイル・チャットを、ひとつのプラットフォームで一元管理することが可能。
視覚化されたボードでは、かんばんボード・カレンダー・タイムライン・ガントチャートなどによって、タスクの進捗状況を俯瞰的に把握できます。
チャット機能ではメッセージのほか、ファイルの添付も可能なので、よりコミュニケーションの円滑化が期待できるでしょう。
海外製かつ日本向けのサポートも若干弱いといった印象があるため、使い慣れるまで多少の時間がかかる可能性があります。
【料金プラン】(※税表示不明)
▶初期費用:0円
▶月額利用料
ベーシック:1,100円/ユーザー
スタンダード:1,400円/ユーザー
プロ:2,700円/ユーザー
エンタープライズ:要問い合わせ
▶無料トライアル:14日間
3. tebiki
画像出典元:「tebiki」公式HP
【特徴】
・Google Translate APIをベースに、一部改良を加えた高精度な自動字幕
・動画だけでなく、Word・Excel・PDFなどをアップロードして社内共有できる
・運用定着まで支援する、専任スタッフによる手厚いサポート体制
【解説】
「tebiki」は、だれでもかんたんにノウハウ動画の作成ができ、スタッフの習熟度管理まで行える、クラウド型のノウハウ共有ツールです。
スマホで撮影するだけで、音声認識システムが字幕を自動生成。
「正しい」「間違い」などの強調を示す言葉や、図形挿入もかんたんに行えます。
自動翻訳が100ヵ国以上に対応しているため、外国人スタッフに対する教育も問題なく実施できるでしょう。
ミュート機能がないため、倉庫や工場など雑音が大きい場所では、別のアプリなどで音声編集を行う必要があります。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:あり
4. NotePM
画像出典元:「NotePM」公式HP
【特徴】
・7,000社以上が導入するノウハウ共有ツール
・ノウハウや業務手順書のほか、用途に応じた多様なストック情報の管理が可能
・シンプルで見やすく使いやすいUI
【解説】
「NotePM」は、社内のナレッジやノウハウを一元管理し、ウィキペディアのように情報共有できる、クラウド型のノウハウ共有ツールです。
パソコンに詳しくない人でも、高機能エディタとテンプレート、画像編集機能で、マニュアルや業務手順書などをかんたんに作成できます。
強力な検索機能を使うことで、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、多様なファイルの中身から、欲しい情報を素早く見つけ出すことが可能です。
その他、柔軟なアクセス制限や、だれがどのページを見たかがわかる閲覧確認機能、いいね!やコメント機能など、ナレッジ活用のための機能が揃っています。
画像の編集はできますが、ツール内で動画を編集することができません。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込)
8プラン:4,800円
15プラン:9,000円
25プラン:15,000円
50プラン:30,000円
100プラン:60,000円
200プラン:120,000円
※利用ユーザーの上限数に応じて月額金額が変わります。
▶無料トライアル:30日間
5. GroupFile
画像出典元:「GroupFile」公式HP
【特徴】
・ChatGPTを組織でかんたんに利用できる機能の提供
・ファイルは大容量の200GBまで添付することが可能
・アカウント数に制限なく利用できる
【解説】
「GroupFile」は、PDFをはじめ、PowerPointなどのOfficeファイルや動画をウェブ上で共有できる、法人向けのノウハウ共有サービスです。
PDFやPowerPointなどで作成し、アップロードしたファイルには専用URLが発行され、PCに限らずスマホやタブレットでも見れるよう変換されます。
また、スライド埋め込み機能を利用することで、作成したドキュメントを自社サイトのページに埋め込むことも可能です。
公開ドキュメントに対し、パスワードの設定や限定公開・閲覧期間の設定なども行えるため、情報漏洩といったセキュリティ面も安心して利用できます。
なお、共有できるファイルが、PDF・Office・動画に限定されているため、利用する中で物足りなさを感じるかもしれません。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:あり
1. Qast
画像出典元:「Qast」公式HP
【特徴】
・導入企業4,000社以上の実績
・コミュニケーションツール「Teams」と「Slack」との連携が可能
・モバイルデバイス対応で、現場や移動中でも閲覧・投稿ができる
【解説】
「Qast」は、ノウハウやナレッジを蓄積し、社内における属人化を解消する、クラウド型のノウハウ共有ツールです。
社内における疑問をQ&A形式で質問・回答が行えるほか、ノウハウや成功事例など共有したい情報はメモとして投稿できます。
Q&Aやメモに投稿された内容は社内情報として1箇所に集約され、スピーディに検索・活用することが可能です。
世界最高レベルのAWSを利用しているほか、通信・情報の暗号化、さらに24時間体制の不正アクセス監視など、多様なセキュリティ対策が施されています。
気軽に投稿できる分、投稿数が増えてくると、欲しい情報がすぐに見つけられないといったケースもあるようです。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:デモあり
2. kintone
画像出典元:「kintone」公式HP
【特徴】
・累計20,000社以上の導入実績
・マウス操作でかんたんに使える(導入企業の93%が非IT部門)
・充実したサポート体制と万全なセキュリティ対策で導入も安心
【解説】
「kintone」は、専門知識不要で業務アプリがたったの3分で構築できる、サイボウズ社が提供する業務改善プラットフォームです。
ドラッグ&ドロップの直感的な操作で、プログラミングなど専門知識不要で、だれでもかんたんに業務システム(アプリ)が作れます。
散在するExcelファイルや、煩雑なメール、紙の書類など、バラバラになりがちな情報をひとつにまとめ、共有することが可能です。
SNSのようなコメントのやり取りをチーム内で行えるので、仕事の見える化や、コミュニケーションの活性化につながります。
あらゆる業種で使える汎用性の高さにくわえて多機能であるがゆえ、ツールに慣れるまでに時間がかかるかもしれません。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税別)
ライトコース:780円/1ユーザー
スタンダードコース:1,500円/1ユーザー
▶無料トライアル:30日間
3. Qiita Team
画像出典元:「Qiita Team」公式HP
【特徴】
・累計5,000社以上の導入実績
・多彩なセキュリティ運用体制で導入も安心
・コメント機能やメンション通知機能でスムーズなコミュニケーションを実現
【解説】
「Qiita Team」は、組織の情報共有を円滑にし、業務効率化や生産性の向上をサポートする、クラウド型の社内向け情報共有サービスです。
「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことにこだわったサービスで、記事作成ではMarkdown記法に対応。
プレーンテキストで書くだけで見栄えの良い記事が作成でき、ソースコードも崩れることなく正常に表示することができます。
記事作成に利用できるテンプレートも豊富なので、よりスムーズに共有記事が書けるでしょう。
記事に対し、コメント欄でやり取りできたり、補足や修正ができたりなど、コミュニケーションを円滑にする機能も搭載されています。
フォントのカラー変更ができないなど、カスタマイズに関する自由度は低いです。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込)
Personal:500円
Micro:1,520円
Small:4,900円
Medium:7,050円
Large:15,300円
Extra:15,300円~
▶無料トライアル:30日間
4. Talknote
画像出典元:「Talknote」公式HP
【特徴】
・飲食、介護、小売、製造など、これまで1,100社以上の導入実績
・社内コミュニケーションの強化に有効な機能が豊富
・マニュアルに動画をつけて投稿・再生が可能(ファイルは300MBまで)
【解説】
「Talknote」は、企業のあらゆる情報資産をリアルタイムに共有し、組織力の最大化をサポートする、ノウハウ共有プラットフォームです。
伝えたい情報をはじめ、共有したいノウハウやナレッジをノートに作成・投稿し、効率的に情報共有ができます。
共有された情報を整理しながら蓄積していけるため、属人化しがちなノウハウの共有にも有効です。
また、メンバーに感謝や称賛を伝えるサンクス機能やスタンプ機能、チャットなど、コミュニケーションを円滑にする機能が豊富に搭載されています。
コミュニケーションの活性化に特化しているため、業務効率化を図るための機能は少ないです。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:14日間
5. Evernote Teams
画像出典元:「Evernote Teams」公式HP
【特徴】
・ナレッジ共有と共同作業が1か所で行える
・スキャンした文字の検索ができる高度な検索機能
・25の言語で2億2,500万人のユーザーに利用されている
【解説】
米国カリフォルニア州に本社を置く「Evernote社」が提供する、組織のコラボレーションと情報共有を支援する、法人向けのプロダクティビティツールです。
テキスト文書・画像・動画・音声メモ・手書きメモ・ToDoリスト・参考資料・スケジュールなど、業務に必要なあらゆる情報を1カ所に集約できます。
高性能な検索機能で、キーワードやタグ検索をはじめ、JPEG・PNG・GIF形式で保存した画像内にある文字検索も可能です。
マルチデバイス対応なので、iOSやAndoroidなどの端末さえ持っていれば、いつでもどこでも使えます。
搭載する機能の種類がとても多いため、場合によっては使い慣れるまでに時間がかかるかもしれません。
【料金プラン】(※税表示不明)
▶初期費用:0円
▶月額利用料:2,100円/1ユーザー
▶無料トライアル:30日間
6. esa
画像出典元:「esa」公式HP
【特徴】
・3,000以上の企業や団体が利用している
・Markdownと豊富な入力補助でスムーズに書ける
・Slack、ChatWork、Typetalk、Microsoft Teamsなど各種サービスとの柔軟な連携
【解説】
「esa」は、"チームで情報を育てる"をコンセプトに開発した、ノウハウ共有ツールです。
最初から完璧を目指さないというスタンスで、業務に対するアイデアなどの情報を、不完全な状態でも気軽に公開できるようになっています。
公開した情報が不完全な状態でも、チーム内で共有できる機能があり、そこからさらに情報の補足やアイデア交換などが可能です。
ドキュメントを更新してもチームに通知が飛ばない仕様となっているので、何度でも気兼ねなく更新作業ができます。
ひとつの情報をチームで育て、十分に育ってきたら、活用しやすいようカテゴリ別に整理することが可能です。
esaはでは、不完全な状態で発信された情報が知見として整理され、活用されていくまでをサポートしています。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込):500円/1ユーザー
▶無料トライアル:60日間
7. Scrapbox
画像出典元:「Scrapbox」公式HP
【特徴】
・毎月3,000の新規プロジェクト、累積40,000プロジェクトの運用実績
・単語を[カッコ]で囲むだけでリンク化される強力な情報整理
・ドラッグ&ドロップやコピペで画像やYouTube動画、Google Mapsの貼り付けが可能
【解説】
「Scrapbox」は、企画書やマニュアル、アイデアなど、組織にとって重要な情報を1カ所に集約・管理できるノウハウ共有ツールです。
業務マニュアルをはじめ、アイデア、工夫・コツ、ランチ情報などまで、あらゆる情報をドキュメントとしてアウトプットできます。
書く際のフォーマットがとてもシンプルで書きやすい構造となっているので、だれもがかんたんにドキュメント作成を行うことが可能です。
ドキュメントはメイン画面に一覧として表示され、ハッシュタグやリンクを通じてかんたんに検索・共有できるようになっています。
また、複数ユーザーによるリアルタイムでの同時編集も可能なので、非同期コミュニケーションにも有効です。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込)
PERSONAL / EDUCATION:0円
BUSINESS:1,100円 / 1ユーザー
BUSINESS ENTERPRISE:要問い合わせ
▶無料トライアル:お試しプランあり
1. Dropbox Paper
画像出典元:「Dropbox Paper」公式HP
【特徴】
・Dropbox ユーザーであれば、すべて無料で利用できる
・画像や動画の挿入がかんたんで、画像に対してコメントも残せる
・全24種類のテンプレートで、スムーズなドキュメント作成をサポート
【解説】
「Dropbox Paper」は、米国のDropbox社が開発するドキュメント共同編集サービスで、よりクリエイティブな作業に特化したノウハウ共有ツールです。
Paperは、1か所にアイデアを出し合い、共同作業をスムーズに行うためのワークスペースといった位置づけとなります。
テキスト編集をはじめ、画像や動画、表、コメントなどの挿入ができるため、視覚性の高いマニュアルが作成できるでしょう。
また、To-doリストやガントチャートの作成もかんたんに行えるので、プロジェクトのタスク・進捗管理に有効です。
図形描画機能はないため、作図したい場合は別途画像として用意する必要があります。
【料金プラン】
▶初期費用:無料
▶月額利用料:無料
2. GROWI
画像出典元:「GROWI」公式HP
【特徴】
・OSS(オープンソース)の提供となっているため無料で使える
・ページごとのコメントにもMarkdownによる記述ができる
・優れたカスタマイズ性でチームにあわせた柔軟なUI設定が可能
【解説】
「GROWI」は、株式会社WESEEKが開発・提供する、OSS(オープンソース)のノウハウ共有ツールです。
業務マニュアルや企画書、議事録など、あらゆるドキュメントの作成ができるほか、同時多人数編集により、作業効率化とスムーズな情報共有を実現します。
Markdownに対応しているため、段落や見出し、箇条書きの記入はもちろん、プログラミング言語ごとのコードハイライトもかんたんです。
タグ検索やファイルタイトルを含めたテキスト全文検索が可能で、欲しい情報をスピーディに見つけ出せます。
多機能であるがゆえ、使いこなすのに時間がかかったり、ページの読み込みが遅かったりするケースもあるようです。
【料金プラン】
▶初期費用:無料
▶月額利用料:無料
3. Confluence
画像出典元:「Confluence」公式HP
【特徴】
・世界中で75,000社以上の導入実績
・豊富なテンプレートで、目的にあわせたドキュメントが作成できる
・カスタマイズ性が高く、自由にマニュアルが作成できる
【解説】
「Confluence」は、オーストラリアに本社を置くソフトウェア企業「アトラシアン社」が提供するノウハウ共有ツールです。
業務プロジェクトからナレッジ、ノウハウなど、あらゆる情報を1か所に集約し、チーム間でのコラボレーションを活性化します。
プロジェクト管理をはじめ、マーケティング計画など、幅広い業種・業態、業務内容に対応できる70種以上のテンプレートが利用可能です。
ドキュメントに対して共同編集が可能なほか、いいね!・コメント・画像・絵文字など、視覚的要素も活用できます。
また外部ツール「Slack・Jira・Trello・Microsoft・Google Drive」など、多彩な連携も可能です。
海外製のツールのため、問い合わせへの対応が遅い場合があります。
【料金プラン】(※税表示不明)
▶初期費用:0円
▶月額利用料
Free:0円
Standard:690円
Premium:1,310円
Enterprise:要問い合わせ
▶無料で使うための条件
・10ユーザーまで
・ファイルストレージ最大2GBまで
・月間サブスクリプションのみ
画像出典元:写真AC
国内製・海外製を含め、現在ではとても多くのノウハウ共有ツールが存在しています。
そのため、どのツールを選べば良いのか、わからなくなってしまうことも少なくありません。
以下の3つは、ノウハウ共有ツールを比較する際のポイントですので、意識しておくと良いでしょう。
● 図表・画像・動画の添付に対応しているか
● 使いやすくて操作性に優れているか
● セキュリティ対策は万全か
それぞれ詳しく解説します。
図表・画像・動画の添付に対応しているか
業務マニュアルやノウハウを作成する場合、テキスト文書だけでは理解しづらい場合があります。
テキスト文書に加え、図表や画像、動画など、視覚的要素を交えることで、より伝わりやすくなるため、ノウハウ共有として有効です。
ツールを比較する際は、図表・画像・動画の挿入に対応しているかを確認すると良いでしょう。
使いやすくて操作性に優れているか
ノウハウ共有ツールは、多くの従業員が毎日のように使うことになるため、だれでもかんたんに操作できることが重要です。
ツールにもよりますが、多機能であるがゆえに、使い慣れるまでに時間がかかるといったケースも少なくありません。
ノウハウ共有ツールでは、無料トライアルを実施しているベンダーが比較的多いので、実際に使い心地などを試すようにしましょう。
セキュリティ対策は万全か
ノウハウは企業にとって、とても大切な知的財産のひとつです。
とくにノウハウ共有ツールはクラウド型が多いため、情報漏洩やデータの損失などのセキュリティリスクが懸念されます。
そのため、どのようなセキュリティ体制が施されているのか、きちんと確認しておくことが重要です。
画像出典元:写真AC
ノウハウ共有ツールを導入しただけでは、上手く活用できるとは限りません。
ツールを有効活用するためには、以下3つのコツを意識しておくと良いでしょう。
● 参加メンバー全員に事前周知する
● インセンティブ制度を設ける
● 情報の定期的な更新と整理
それぞれ詳しく解説します。
参加メンバー全員に事前周知する
ノウハウの共有は、すべてのメンバーが参加することで成り立ちます。
そのため、参加メンバー全員に対してツールを導入する目的や活用意図などをきちんと周知し、合意を得ることが大切です。
経営陣だけで導入を進めても、参加メンバーの意思が統一されていなければ、上手くは活用できません。
ノウハウ共有ツールを有効活用するためにも、目的や活用意図の周知を行いましょう。
インセンティブ制度を設ける
ノウハウ共有ツールを活用するにあたり、ひとつでも多くのノウハウが蓄積されていることが重要です。
しかしながら、知識や技術におけるアウトプットは負担が大きいだけでなく、「自分のノウハウなんて役に立たない」などと、遠慮してしまうケースもあります。
そこで、アウトプットしたメンバーが正当に評価される、インセンティブ制度を構築すると良いでしょう。
アウトプットに対して評価を得られることでモチベーションが上がり、有益なノウハウの蓄積につながります。
情報の定期的な更新と整理
顧客のニーズや社会情勢など情報は絶えず変化します。
過去に投稿したノウハウが、今でも通用するとは限りませんので、定期的に情報を更新し、古く不要なものを整理することが重要です。
ノウハウは、現行の業務に対して常に有効な状態に保たれていなければならないため、こまめにチェックできる体制を整えておくと良いでしょう。
ノウハウ共有ツールを活用することで、属人化を防いだり、効果的な人材育成ができたりなど、生産性の向上につながるさまざまなメリットが得られます。
スピード経営や業務の効率性が求められる現代において、ノウハウ共有ツールは自社の大きなチカラとなってくれるでしょう。
ぜひ、ノウハウ共有ツールで有益なノウハウを顕在化し、従業員それぞれが業務に生かせる環境を構築してください。
画像出典元:写真AC
しかしながら、他者にノウハウを伝えるのは思いのほか難しく、うまく共有できていないといったことが少なくありません。
ノウハウ共有ツールは、ノウハウの蓄積から共有、活用まで網羅的にサポートし、企業の生産性向上に貢献する有益なツールです。
この記事では、多様なツールが存在する中でも、特におすすめのノウハウ共有ツール15選を、無料で使えるサービスを含め比較紹介していきます。
ノウハウ共有ツールの基礎知識や選び方、上手く活用する方法なども詳しく解説するので参考にしてください。
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
ノウハウ共有ツールの導入でできること
ノウハウ共有ツールとは、チームや組織内で知識・知術・情報などを効果的に共有するためのツールです。
ノウハウ共有ツールを導入することで、主に以下のことができるようになります。
業務効率化・生産性の向上
業務に関するノウハウや作業手順などさまざまな情報を、いつでもかんたんに見つけ出し、活用することが可能です。
これにより、スムーズな業務進行ができるようになり、重複作業を防いで生産性の向上につなげられます。
効果的な人材育成(ナレッジマネジメント)
社内の情報や手順が明確にドキュメント化されるため、新入社員や新任担当者に対するオンボーディングプロセスをサポートする際に有効です。
また、ノウハウや作業手順などへのアクセスもかんたんに行えるため、新人メンバーにおける自己教育力の向上が期待できます。
自己教育が実現できれば、教育担当者の大幅な負担軽減にもつながるでしょう。
業務の属人化が解消できる
あらゆるノウハウを見える化し、かんたんに共有できるため、業務の属人化が防げます。
属人化は、その社員が不在になったときに対応できず、業務の停滞・遅延を招くなど、企業にとって潜在的なリスクであるといえるでしょう。
業務の属人化を解消し、組織全体の効率性と成果の向上に有効です。
ノウハウ共有ツールの主な機能
画像出典元:写真ACノウハウ共有ツールに搭載されている機能はベンダーによって異なりますが、おおむね以下が主な機能として搭載されています。
● テキスト文書・画像・動画など、多様なファイルを一元化する管理機能
● キーワード・タグ・全文検索など多彩な方法で行える高度な検索機能
● 複数ユーザーによる同時編集やフィードバックなどが可能なドキュメント編集機能
● 業務の進捗状況などが把握できるタスク管理機能
ノウハウ共有ツールを活用することで、組織内の知識管理と情報共有を効率化し、企業の競争力や生産性の向上につなげられます。
ノウハウ共有ツールの有料と無料の主な違いは?
ノウハウ共有ツールには、有料版と無料版の2種類があります。主な違いとしては以下の3つです。
● 使用できる機能の違い
● サポート対応の違い
● セキュリティレベルの違い
それぞれ詳しく解説します。
使用できる機能の違い
有料版と無料版とでは、使用できる機能の範囲に違いがあります。
無料版は、検索方法が少なかったり、コミュニケーション機能がなかったり、外部連携ができなかったりなど、有料に比べて使える機能は限定的です。
また、無料版はストレージ容量の制限もあるので、利用できるユーザー数が極端に少ないといったケースもあります。
サポート対応の違い
有料ツールの多くはサポート体制が充実していますが、無料ツールの場合、基本的にサポートはないと考えておいた方が良いでしょう。
そのため、無料ツールを利用する場合は、社内でツールを使いこなせる人材の確保が求められます。
セキュリティのレベルの違い
有料版では、高度なセキュリティ機能やデータ安全管理措置などにより、高いセキュリティが確保されています。
無料版も一定のセキュリティは確保されていますが、有料版と比べるとレベルは劣るでしょう。
有料・無料ともに、ノウハウ共有ツールでは企業資産である重要な情報を扱うため、セキュリティがきちんと確保されているかの確認は必要です。
ノウハウ共有ツールおすすめ5選
1. Teachme Biz
画像出典元:「Teachme Biz」公式HP【特徴】
・マニュアルの「作成・共有・運用」に関する機能が豊富
・見やすく理解しやすいマニュアルが、だれでもかんたんに作成できる
・30日間の無料トライアルが利用可能(トライアル期間の延長も可能)
【解説】
「Teachme Biz」は、だれでもかんたんにマニュアルが作れて、共有や運用もスムーズに行える、マニュアル作成・共有システムです。
テキストや画像を、あらかじめ用意されたテンプレートに沿って入れるだけで、かんたんにマニュアルが作成できます。
動画や画像の編集も直感的に行えるので、視覚的にわかりやすいマニュアルが、だれでもスムーズに作成することが可能です。
タイトルや全文で検索できるマニュアル検索や、設定したユーザーのみ公開できるグループ内公開など、共有機能も充実しています。
マニュアルの閲覧状況や検索ログなどの分析・可視化が可能なので、効果的なマニュアル運用が実現するでしょう。
多機能であるため、他のツールに比べてコスト高な印象があります。
【料金プラン】
▶初期費用:要問い合わせ
▶月額利用料(税別)
スタンダードプラン:59,800円
ベーシックプラン:119,800円
エンタープライズプラン:319,800円
▶無料トライアル:30日間
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
2. monday.com
画像出典元:「monday.com」公式HP【特徴】
・世界中で18万6,000社以上、国内で500社以上の導入実績
・OutlookやExcel、Slackなど、50以上の人気テクノロジーとのシームレスな連携
【解説】
イスラエルに本社を置く「monday.com社」が開発・提供するツールで、あらゆる業務を一元管理し、チームの目標達成を効率的に実現するクラウドプラットフォームです。
チームのタスク・プロジェクト・スケジュール・ファイル・チャットを、ひとつのプラットフォームで一元管理することが可能。
視覚化されたボードでは、かんばんボード・カレンダー・タイムライン・ガントチャートなどによって、タスクの進捗状況を俯瞰的に把握できます。
チャット機能ではメッセージのほか、ファイルの添付も可能なので、よりコミュニケーションの円滑化が期待できるでしょう。
海外製かつ日本向けのサポートも若干弱いといった印象があるため、使い慣れるまで多少の時間がかかる可能性があります。
【料金プラン】(※税表示不明)
▶初期費用:0円
▶月額利用料
ベーシック:1,100円/ユーザー
スタンダード:1,400円/ユーザー
プロ:2,700円/ユーザー
エンタープライズ:要問い合わせ
▶無料トライアル:14日間
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
3. tebiki
画像出典元:「tebiki」公式HP【特徴】
・Google Translate APIをベースに、一部改良を加えた高精度な自動字幕
・動画だけでなく、Word・Excel・PDFなどをアップロードして社内共有できる
・運用定着まで支援する、専任スタッフによる手厚いサポート体制
【解説】
「tebiki」は、だれでもかんたんにノウハウ動画の作成ができ、スタッフの習熟度管理まで行える、クラウド型のノウハウ共有ツールです。
スマホで撮影するだけで、音声認識システムが字幕を自動生成。
「正しい」「間違い」などの強調を示す言葉や、図形挿入もかんたんに行えます。
自動翻訳が100ヵ国以上に対応しているため、外国人スタッフに対する教育も問題なく実施できるでしょう。
ミュート機能がないため、倉庫や工場など雑音が大きい場所では、別のアプリなどで音声編集を行う必要があります。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:あり
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
4. NotePM
画像出典元:「NotePM」公式HP【特徴】
・7,000社以上が導入するノウハウ共有ツール
・ノウハウや業務手順書のほか、用途に応じた多様なストック情報の管理が可能
・シンプルで見やすく使いやすいUI
【解説】
「NotePM」は、社内のナレッジやノウハウを一元管理し、ウィキペディアのように情報共有できる、クラウド型のノウハウ共有ツールです。
パソコンに詳しくない人でも、高機能エディタとテンプレート、画像編集機能で、マニュアルや業務手順書などをかんたんに作成できます。
強力な検索機能を使うことで、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、多様なファイルの中身から、欲しい情報を素早く見つけ出すことが可能です。
その他、柔軟なアクセス制限や、だれがどのページを見たかがわかる閲覧確認機能、いいね!やコメント機能など、ナレッジ活用のための機能が揃っています。
画像の編集はできますが、ツール内で動画を編集することができません。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込)
8プラン:4,800円
15プラン:9,000円
25プラン:15,000円
50プラン:30,000円
100プラン:60,000円
200プラン:120,000円
※利用ユーザーの上限数に応じて月額金額が変わります。
▶無料トライアル:30日間
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
5. GroupFile
画像出典元:「GroupFile」公式HP【特徴】
・ChatGPTを組織でかんたんに利用できる機能の提供
・ファイルは大容量の200GBまで添付することが可能
・アカウント数に制限なく利用できる
【解説】
「GroupFile」は、PDFをはじめ、PowerPointなどのOfficeファイルや動画をウェブ上で共有できる、法人向けのノウハウ共有サービスです。
PDFやPowerPointなどで作成し、アップロードしたファイルには専用URLが発行され、PCに限らずスマホやタブレットでも見れるよう変換されます。
また、スライド埋め込み機能を利用することで、作成したドキュメントを自社サイトのページに埋め込むことも可能です。
公開ドキュメントに対し、パスワードの設定や限定公開・閲覧期間の設定なども行えるため、情報漏洩といったセキュリティ面も安心して利用できます。
なお、共有できるファイルが、PDF・Office・動画に限定されているため、利用する中で物足りなさを感じるかもしれません。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:あり
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
その他おすすめのノウハウ共有ツール
1. Qast
画像出典元:「Qast」公式HP【特徴】
・導入企業4,000社以上の実績
・コミュニケーションツール「Teams」と「Slack」との連携が可能
・モバイルデバイス対応で、現場や移動中でも閲覧・投稿ができる
【解説】
「Qast」は、ノウハウやナレッジを蓄積し、社内における属人化を解消する、クラウド型のノウハウ共有ツールです。
社内における疑問をQ&A形式で質問・回答が行えるほか、ノウハウや成功事例など共有したい情報はメモとして投稿できます。
Q&Aやメモに投稿された内容は社内情報として1箇所に集約され、スピーディに検索・活用することが可能です。
世界最高レベルのAWSを利用しているほか、通信・情報の暗号化、さらに24時間体制の不正アクセス監視など、多様なセキュリティ対策が施されています。
気軽に投稿できる分、投稿数が増えてくると、欲しい情報がすぐに見つけられないといったケースもあるようです。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:デモあり
※起業LOG SaaSの資料請求フォームに遷移します
2. kintone
画像出典元:「kintone」公式HP【特徴】
・累計20,000社以上の導入実績
・マウス操作でかんたんに使える(導入企業の93%が非IT部門)
・充実したサポート体制と万全なセキュリティ対策で導入も安心
【解説】
「kintone」は、専門知識不要で業務アプリがたったの3分で構築できる、サイボウズ社が提供する業務改善プラットフォームです。
ドラッグ&ドロップの直感的な操作で、プログラミングなど専門知識不要で、だれでもかんたんに業務システム(アプリ)が作れます。
散在するExcelファイルや、煩雑なメール、紙の書類など、バラバラになりがちな情報をひとつにまとめ、共有することが可能です。
SNSのようなコメントのやり取りをチーム内で行えるので、仕事の見える化や、コミュニケーションの活性化につながります。
あらゆる業種で使える汎用性の高さにくわえて多機能であるがゆえ、ツールに慣れるまでに時間がかかるかもしれません。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税別)
ライトコース:780円/1ユーザー
スタンダードコース:1,500円/1ユーザー
▶無料トライアル:30日間
3. Qiita Team
画像出典元:「Qiita Team」公式HP【特徴】
・累計5,000社以上の導入実績
・多彩なセキュリティ運用体制で導入も安心
・コメント機能やメンション通知機能でスムーズなコミュニケーションを実現
【解説】
「Qiita Team」は、組織の情報共有を円滑にし、業務効率化や生産性の向上をサポートする、クラウド型の社内向け情報共有サービスです。
「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことにこだわったサービスで、記事作成ではMarkdown記法に対応。
プレーンテキストで書くだけで見栄えの良い記事が作成でき、ソースコードも崩れることなく正常に表示することができます。
記事作成に利用できるテンプレートも豊富なので、よりスムーズに共有記事が書けるでしょう。
記事に対し、コメント欄でやり取りできたり、補足や修正ができたりなど、コミュニケーションを円滑にする機能も搭載されています。
フォントのカラー変更ができないなど、カスタマイズに関する自由度は低いです。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込)
Personal:500円
Micro:1,520円
Small:4,900円
Medium:7,050円
Large:15,300円
Extra:15,300円~
▶無料トライアル:30日間
4. Talknote
画像出典元:「Talknote」公式HP【特徴】
・飲食、介護、小売、製造など、これまで1,100社以上の導入実績
・社内コミュニケーションの強化に有効な機能が豊富
・マニュアルに動画をつけて投稿・再生が可能(ファイルは300MBまで)
【解説】
「Talknote」は、企業のあらゆる情報資産をリアルタイムに共有し、組織力の最大化をサポートする、ノウハウ共有プラットフォームです。
伝えたい情報をはじめ、共有したいノウハウやナレッジをノートに作成・投稿し、効率的に情報共有ができます。
共有された情報を整理しながら蓄積していけるため、属人化しがちなノウハウの共有にも有効です。
また、メンバーに感謝や称賛を伝えるサンクス機能やスタンプ機能、チャットなど、コミュニケーションを円滑にする機能が豊富に搭載されています。
コミュニケーションの活性化に特化しているため、業務効率化を図るための機能は少ないです。
【料金プラン】
詳細については、お問い合わせが必要です。
無料トライアル:14日間
5. Evernote Teams
画像出典元:「Evernote Teams」公式HP【特徴】
・ナレッジ共有と共同作業が1か所で行える
・スキャンした文字の検索ができる高度な検索機能
・25の言語で2億2,500万人のユーザーに利用されている
【解説】
米国カリフォルニア州に本社を置く「Evernote社」が提供する、組織のコラボレーションと情報共有を支援する、法人向けのプロダクティビティツールです。
テキスト文書・画像・動画・音声メモ・手書きメモ・ToDoリスト・参考資料・スケジュールなど、業務に必要なあらゆる情報を1カ所に集約できます。
高性能な検索機能で、キーワードやタグ検索をはじめ、JPEG・PNG・GIF形式で保存した画像内にある文字検索も可能です。
マルチデバイス対応なので、iOSやAndoroidなどの端末さえ持っていれば、いつでもどこでも使えます。
搭載する機能の種類がとても多いため、場合によっては使い慣れるまでに時間がかかるかもしれません。
【料金プラン】(※税表示不明)
▶初期費用:0円
▶月額利用料:2,100円/1ユーザー
▶無料トライアル:30日間
6. esa
画像出典元:「esa」公式HP【特徴】
・3,000以上の企業や団体が利用している
・Markdownと豊富な入力補助でスムーズに書ける
・Slack、ChatWork、Typetalk、Microsoft Teamsなど各種サービスとの柔軟な連携
【解説】
「esa」は、"チームで情報を育てる"をコンセプトに開発した、ノウハウ共有ツールです。
最初から完璧を目指さないというスタンスで、業務に対するアイデアなどの情報を、不完全な状態でも気軽に公開できるようになっています。
公開した情報が不完全な状態でも、チーム内で共有できる機能があり、そこからさらに情報の補足やアイデア交換などが可能です。
ドキュメントを更新してもチームに通知が飛ばない仕様となっているので、何度でも気兼ねなく更新作業ができます。
ひとつの情報をチームで育て、十分に育ってきたら、活用しやすいようカテゴリ別に整理することが可能です。
esaはでは、不完全な状態で発信された情報が知見として整理され、活用されていくまでをサポートしています。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込):500円/1ユーザー
▶無料トライアル:60日間
7. Scrapbox
画像出典元:「Scrapbox」公式HP【特徴】
・毎月3,000の新規プロジェクト、累積40,000プロジェクトの運用実績
・単語を[カッコ]で囲むだけでリンク化される強力な情報整理
・ドラッグ&ドロップやコピペで画像やYouTube動画、Google Mapsの貼り付けが可能
【解説】
「Scrapbox」は、企画書やマニュアル、アイデアなど、組織にとって重要な情報を1カ所に集約・管理できるノウハウ共有ツールです。
業務マニュアルをはじめ、アイデア、工夫・コツ、ランチ情報などまで、あらゆる情報をドキュメントとしてアウトプットできます。
書く際のフォーマットがとてもシンプルで書きやすい構造となっているので、だれもがかんたんにドキュメント作成を行うことが可能です。
ドキュメントはメイン画面に一覧として表示され、ハッシュタグやリンクを通じてかんたんに検索・共有できるようになっています。
また、複数ユーザーによるリアルタイムでの同時編集も可能なので、非同期コミュニケーションにも有効です。
【料金プラン】
▶初期費用:0円
▶月額利用料(税込)
PERSONAL / EDUCATION:0円
BUSINESS:1,100円 / 1ユーザー
BUSINESS ENTERPRISE:要問い合わせ
▶無料トライアル:お試しプランあり
無料で使えるノウハウ共有ツール選
1. Dropbox Paper
画像出典元:「Dropbox Paper」公式HP【特徴】
・Dropbox ユーザーであれば、すべて無料で利用できる
・画像や動画の挿入がかんたんで、画像に対してコメントも残せる
・全24種類のテンプレートで、スムーズなドキュメント作成をサポート
【解説】
「Dropbox Paper」は、米国のDropbox社が開発するドキュメント共同編集サービスで、よりクリエイティブな作業に特化したノウハウ共有ツールです。
Paperは、1か所にアイデアを出し合い、共同作業をスムーズに行うためのワークスペースといった位置づけとなります。
テキスト編集をはじめ、画像や動画、表、コメントなどの挿入ができるため、視覚性の高いマニュアルが作成できるでしょう。
また、To-doリストやガントチャートの作成もかんたんに行えるので、プロジェクトのタスク・進捗管理に有効です。
図形描画機能はないため、作図したい場合は別途画像として用意する必要があります。
【料金プラン】
▶初期費用:無料
▶月額利用料:無料
2. GROWI
画像出典元:「GROWI」公式HP【特徴】
・OSS(オープンソース)の提供となっているため無料で使える
・ページごとのコメントにもMarkdownによる記述ができる
・優れたカスタマイズ性でチームにあわせた柔軟なUI設定が可能
【解説】
「GROWI」は、株式会社WESEEKが開発・提供する、OSS(オープンソース)のノウハウ共有ツールです。
業務マニュアルや企画書、議事録など、あらゆるドキュメントの作成ができるほか、同時多人数編集により、作業効率化とスムーズな情報共有を実現します。
Markdownに対応しているため、段落や見出し、箇条書きの記入はもちろん、プログラミング言語ごとのコードハイライトもかんたんです。
タグ検索やファイルタイトルを含めたテキスト全文検索が可能で、欲しい情報をスピーディに見つけ出せます。
多機能であるがゆえ、使いこなすのに時間がかかったり、ページの読み込みが遅かったりするケースもあるようです。
【料金プラン】
▶初期費用:無料
▶月額利用料:無料
3. Confluence
画像出典元:「Confluence」公式HP【特徴】
・世界中で75,000社以上の導入実績
・豊富なテンプレートで、目的にあわせたドキュメントが作成できる
・カスタマイズ性が高く、自由にマニュアルが作成できる
【解説】
「Confluence」は、オーストラリアに本社を置くソフトウェア企業「アトラシアン社」が提供するノウハウ共有ツールです。
業務プロジェクトからナレッジ、ノウハウなど、あらゆる情報を1か所に集約し、チーム間でのコラボレーションを活性化します。
プロジェクト管理をはじめ、マーケティング計画など、幅広い業種・業態、業務内容に対応できる70種以上のテンプレートが利用可能です。
ドキュメントに対して共同編集が可能なほか、いいね!・コメント・画像・絵文字など、視覚的要素も活用できます。
また外部ツール「Slack・Jira・Trello・Microsoft・Google Drive」など、多彩な連携も可能です。
海外製のツールのため、問い合わせへの対応が遅い場合があります。
【料金プラン】(※税表示不明)
▶初期費用:0円
▶月額利用料
Free:0円
Standard:690円
Premium:1,310円
Enterprise:要問い合わせ
▶無料で使うための条件
・10ユーザーまで
・ファイルストレージ最大2GBまで
・月間サブスクリプションのみ
ノウハウ共有ツールを比較する際のポイント
画像出典元:写真AC国内製・海外製を含め、現在ではとても多くのノウハウ共有ツールが存在しています。
そのため、どのツールを選べば良いのか、わからなくなってしまうことも少なくありません。
以下の3つは、ノウハウ共有ツールを比較する際のポイントですので、意識しておくと良いでしょう。
● 図表・画像・動画の添付に対応しているか
● 使いやすくて操作性に優れているか
● セキュリティ対策は万全か
それぞれ詳しく解説します。
図表・画像・動画の添付に対応しているか
業務マニュアルやノウハウを作成する場合、テキスト文書だけでは理解しづらい場合があります。
テキスト文書に加え、図表や画像、動画など、視覚的要素を交えることで、より伝わりやすくなるため、ノウハウ共有として有効です。
ツールを比較する際は、図表・画像・動画の挿入に対応しているかを確認すると良いでしょう。
使いやすくて操作性に優れているか
ノウハウ共有ツールは、多くの従業員が毎日のように使うことになるため、だれでもかんたんに操作できることが重要です。
ツールにもよりますが、多機能であるがゆえに、使い慣れるまでに時間がかかるといったケースも少なくありません。
ノウハウ共有ツールでは、無料トライアルを実施しているベンダーが比較的多いので、実際に使い心地などを試すようにしましょう。
セキュリティ対策は万全か
ノウハウは企業にとって、とても大切な知的財産のひとつです。
とくにノウハウ共有ツールはクラウド型が多いため、情報漏洩やデータの損失などのセキュリティリスクが懸念されます。
そのため、どのようなセキュリティ体制が施されているのか、きちんと確認しておくことが重要です。
ノウハウ共有ツールを上手く活用するコツ
画像出典元:写真ACノウハウ共有ツールを導入しただけでは、上手く活用できるとは限りません。
ツールを有効活用するためには、以下3つのコツを意識しておくと良いでしょう。
● 参加メンバー全員に事前周知する
● インセンティブ制度を設ける
● 情報の定期的な更新と整理
それぞれ詳しく解説します。
参加メンバー全員に事前周知する
ノウハウの共有は、すべてのメンバーが参加することで成り立ちます。
そのため、参加メンバー全員に対してツールを導入する目的や活用意図などをきちんと周知し、合意を得ることが大切です。
経営陣だけで導入を進めても、参加メンバーの意思が統一されていなければ、上手くは活用できません。
ノウハウ共有ツールを有効活用するためにも、目的や活用意図の周知を行いましょう。
インセンティブ制度を設ける
ノウハウ共有ツールを活用するにあたり、ひとつでも多くのノウハウが蓄積されていることが重要です。
しかしながら、知識や技術におけるアウトプットは負担が大きいだけでなく、「自分のノウハウなんて役に立たない」などと、遠慮してしまうケースもあります。
そこで、アウトプットしたメンバーが正当に評価される、インセンティブ制度を構築すると良いでしょう。
アウトプットに対して評価を得られることでモチベーションが上がり、有益なノウハウの蓄積につながります。
情報の定期的な更新と整理
顧客のニーズや社会情勢など情報は絶えず変化します。
過去に投稿したノウハウが、今でも通用するとは限りませんので、定期的に情報を更新し、古く不要なものを整理することが重要です。
ノウハウは、現行の業務に対して常に有効な状態に保たれていなければならないため、こまめにチェックできる体制を整えておくと良いでしょう。
まとめ
ノウハウ共有ツールは、チームや組織内で知識・知術・情報などを効果的に共有するためのものです。ノウハウ共有ツールを活用することで、属人化を防いだり、効果的な人材育成ができたりなど、生産性の向上につながるさまざまなメリットが得られます。
スピード経営や業務の効率性が求められる現代において、ノウハウ共有ツールは自社の大きなチカラとなってくれるでしょう。
ぜひ、ノウハウ共有ツールで有益なノウハウを顕在化し、従業員それぞれが業務に生かせる環境を構築してください。
料金などのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
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