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Google Drive(グーグルドライブ)とは?調査して分かった評判・メリット・注意点を解説!

ビジネス

テレ東プラス

2022.2.18 SPONSORED

googledrive_20220218_01.jpg画像出典元:「Google Drive」公式HP

フリーランスやスタートアップ、大企業までどの規模でも使い勝手が良いオンラインストレージ


「Google Drive」は、Google社が提供するオンラインストレージ。文書や画像などの様々なファイルをクラウド上で保存・編集できるサービスです。

ファイルの共有にポイントを置いており、複数人で同時に編集できるため、大幅な作業効率の向上が可能です。

Googleアカウントがあればすぐに利用を開始できます。この導入ハードルの低さは、どのオンラインストレージよりも手軽です。

また、料金プランもストレージ容量に応じて複数用意されており、自社の用途に合わせて選べます。個人用途だけでなく、ビジネス向けとしても無料プランがあるのも魅力です。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できるため、使用する時間や場所を選ぶこともありません。

フリーランスやスタートアップ、中小・中堅・大手とどの規模でも、オフィスに縛られない新しい働き方を推進する企業すべてにおすすめしたいサービスです。

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「Google Drive」の導入メリット4つ


1.コンテンツの安全性を確保できる
サーバー上でファイルを管理する際に懸念されるのが、マルウェアやスパム、ランサムウェアなどの危険なファイルが混入すること。

「Google Drive」では共有されたファイルが予防的にスキャンされ、危険なファイルを開こうとした際にはアラートが表示されます。

この機能により、悪意あるファイルを拡散する犯罪から身を守ることが可能です。

また、ビジネス向け有料プランである「Google Workspace」を使用すれば、全てのファイルを暗号化可能。セキュリティレベルをさらに高めることができます。

googledrive_20220218_02.jpg「危険なファイルを検知し、アラートを表示」 画像出典元:「Google Drive」公式HP

2.Microsoft Officeのファイルを変換せずに使用可能
「Google Drive」では、ファイル変換をすることなくWord、ExcelなどのMicrosoft Officeのファイルを使用できます。

手順は簡単で、Microsoft Officeのファイルを「Google Drive」にアップロードするだけ。

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用して、Microsoft Officeのファイルへの直接編集やコメント、共同編集まで行えます。

変更内容はすべて、元のMicrosoft Officeのファイル形式で自動保存される利便性。社内だけでなく、取引先やリモートワーク中の社員とのファイル共有での使い勝手は抜群です。

他にもPDFファイルや画像ファイルを初めとした、100種類以上のファイルに対応。すでに企業内で使用しているファイルをそのまま使用できる可能性が高いのが魅力です。

ファイル共有のために新たな編集ソフトを購入する必要もなく、ファイル変換の手間もかからないため、多くの人がすぐ操作に慣れるでしょう。

googledrive_20220218_03.jpg「100種以上のファイルの編集・保存に対応」画像出典元:「Google Drive」公式HP

3.GoogleのAIと検索テクノロジーにより作業効率がUP
「Google Drive」にはGoogleの検索機能が埋め込まれており、他社にはない速度・性能でファイルを検索することができます。

AIを使用した高い精度の予測変換の他、ファイル形式や更新日時、スターマークなど条件を細かく指定した検索も可能。

必要とする情報が入っているファイルはどれか、簡単に見つけることができます。

「Google Drive」の導入事例には、作業効率が最大50%向上したとの声も掲載されています。

googledrive_20220218_04.jpg「作業効率を上げる優れた検索機能」画像出典元:「Google Drive」公式HP

4.デバイスも場所も選ばずに使用可能
「Google Drive」は、スマートフォン、タブレット、パソコンとデバイスを選ぶことなくシームレスにアクセスできるのが魅力。

社内ではパソコンから、社外ではスマートフォンからなど、その時に手元に有るデバイスで作業が行えます。

特に便利なのは、オフラインでも作業できる点です。

パソコンやiPadならドキュメント、スプレッドシート、スライドを、Androidならドキュメント、スプレッドシート、スライド、動画、画像、PDFの表示や編集が可能です。

事前にオフラインアクセスを有効にしておく必要はありますが、離着陸時などインターネットへの接続が制限される状況でも作業を続けることができます。

マルチデバイスに対応し、インターネット環境に左右されず作業できるので、「Google Drive」はオフィスに縛られない働き方を推進する企業にうってつけです。

googledrive_20220218_05.jpg「デバイスも場所も選ばず使用可能」画像出典元:「写真AC」

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「Google Drive」のデメリット3つ


1.無料で使用できるのは15GBまで
「Google Drive」には、ビジネス用途でありながら無料・無期限で使えるGoogle Workspace Essentials Starterというプランがあります。

ただし、無料で使用できるのは15GBまで。加えて、この無料分の容量はGoogle Drive以外にGmail、Googleフォトと共用となっています。

Gmailを頻繁に利用する、画像ファイルの保存が多いといった場合にはすぐに無料分の容量が一杯になってしまうこともあるでしょう。

やはり、企業として利用するのであれば、有料版のGoogle Workspaceの契約がおすすめです。

容量が多くなり、カスタムメールの管理機能や60分以上のビデオ会議、年中無休24時間体制のサポートがつきます。スモールスタートとして無料版を導入し、全社展開する際には有料版に切り替えるという使い方もおすすめです。

2.Googleでの障害発生時にはアクセスが不可能
「Google Drive」に限らず、どのクラウドサービスにも当てはまることですが、システム障害が発生するとアクセスが不可能になります。

「Google Drive」を使用している企業側では復旧まで打つ手がなく、その間に会議の資料が必要なのにアクセスできない、といったケースも考えられます。

重要な会議や商談で使用するファイルは、事前にオフラインアクセスを設定するなど、障害発生時の対策を講じましょう。

3.人的ミスによる情報漏洩に弱い
「Google Drive」は共有ファイルごとに閲覧・編集可能なユーザーを選択できる閲覧権制限設定があります。

しかし、ファイルの共有リンクを誤った相手に送付してしまった、権限を与える相手を間違えた、などの人的ミスによる情報揺曳にはどうしても弱いと言えるでしょう。

現在同時にファイルを見ている相手が居るか、誰がファイルに編集を加えたかは記録されますが、過去に誰が閲覧したのかは表示されません。

つまり、誤った共有に気づきにくいのです。機密性の高い情報を扱う際には細心の注意が必要となります。

「Google Drive」の料金プラン


「Google Drive」の有料プランにはGoogle OneとGoogle Workspaceがあります。なお、無料版はGoogle WorkspaceのEssentials Starterプランが該当します。

▶Google One
・ベーシック:月額250円(税込)で容量は100GB/人
・スタンダード:月額380円(税込)で容量は200GB/人
・プレミアム:月額1300円(税込)で容量は2TB/人

▶Google Workspace
・Essentials Starter:0円で容量は15GB/人
・Business Starter:月額748円(税込)で容量は30GB/人
・Business Standard:月額1,496円(税込)で容量は2TB/人
・Business Plus:月額2,244円(税込)で容量は5TB/人

Google Workspaceには、Google Oneにはない、100人以上が参加可能なビデオ会議機能、セキュリティ保護されたビジネス用メール機能なども付いており、より企業向けのプランと言えるでしょう。

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「Google Drive」を使うべき会社


紹介したメリットなどを踏まえると、「Google Drive」は次のような企業におすすめです。

・大人数で同時にファイルを編集したい企業
「Google Drive」は複数人が1つのファイルを編集でき、常に自動保存されていくので、効率が段違いです。
編集履歴も逐一残るため、編集ミスがあったとしても、復元も容易です。

これまで、例えばサーバーでファイルを管理していた場合、前の人が保存を完了し、ファイルを閉じるまで次の人は作業ができず、関わる人数が多くなるほど最後の人の待機時間は長くなりました。
このような待機時間を「Google Drive」なら削減できます。

大人数が一度に関わる企業ほど作業の効率化を実感できるでしょう。

・不測の事態に備えたい企業
「Google Drive」は、ファイルを編集すると「上書き」などのボタンを押すことなく即座に自動で変更が保存されるため、停電やインターネット障害など不測の事態への備えとして適しています。

また、クラウド上でファイルを管理するため、デバイスが故障した場合でも、他のデバイスでログインすることで引き続き作業が可能です。

企業のBCP対策としても「Google Drive」は有効です。

まとめ


今回の調査で分かったことは、「Google Drive」はオンラインストレージでありながら、ファイルの共有にポイントを置き、複数人での同時作業を容易にするコラボレーションツールでもあるということです。

他者の作業完了を待つ待機時間がなくなる、社内のみならず社外とのファイル共有も容易などのメリットがあり、大幅な作業時間の短縮に繋がります。

様々なデバイスや環境で利用できるため、使用する場所や時間を選ぶこともなく、大人数チームでの作業を効率化できるでしょう。

フリーランスやスタートアップ、中小・中堅・大手とどの規模でも、オフィスに縛られない新しい働き方を推進する企業すべてにおすすめしたいサービスです。

下記事では、特に人気のオンラインストレージを比較紹介しています。
サービス導入前に複数サービスを検討したい方は確認しましょう!
<最新比較>オンラインストレージ14選を比較!目的別の選び方を解説


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画像出典元:「Google Drive」公式HP

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